Świadczenie usług zakwaterowania i pełnego wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych

Do 09-02-2018

WIELKOPOLSKIE STOWARZYSZENIE NA RZECZ ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH

Województwo: wielkopolskie Powiat: Wszystkie

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług zakwaterowania i pełnego wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych dla grupy zorganizowanej, zgodnie z przedstawioną poniżej specyfikacją:

a/ Liczba Uczestników: 35 osób (śr. 15 rodziców + 20 dzieci) + 4 osoby kadry (animatorzy, opiekunowie) – razem 39 osób.

Dopuszcza się zmianę liczby Uczestników oraz struktury grupy o ok. 10%, przy czym liczba osób nie powinna ulec zmniejszeniu.

b/ Liczba pokoi: min. 12 pokoi 2-, 3- i 4-osobowych dla rodzin z dziećmi oraz 2 pokoje dla kadry (2 pokoje 2-osobowe) – razem min. 14 pokoi.

Dopuszcza się zmianę struktury i liczby pokoi o ok. 10%, przy czym liczba pokoi nie powinna ulec zmniejszeniu.

Oczekiwania w stosunku do pokoi:

- pokoje z łazienkami (wyposażone min. w szafę, szafki nocne, stolik, krzesła, telewizor, czajnik bezprzewodowy, szklanki/ kubki na napoje gorące i chłodzące, łóżko z pościelą dla każdej osoby lub ew. podwójne sofy dla osób dorosłych i pojedyncze łóżka dla dzieci) umożliwiające zamieszkanie rodzinom w odrębnych pokojach,

- pokoje bez łóżek piętrowych.

c/ Liczba sal szkoleniowych: min. 2 sale szkoleniowe (1 na zajęcia szkoleniowe dla rodziców na ok. 15 osób oraz 1 na zajęcia dydaktyczne dla dzieci na ok. 20 osób).

Planowany wymiar godzinowy użytkowania sal szkoleniowych:

- 1 sala dla rodziców – łącznie 56 godzin,

- 1 sala dla dzieci – łącznie 56 godzin.

Razem: 112 godzin.

Oczekiwania w stosunku do sal:

- sale wyposażone min. w laptop, TV, projektor multimedialny, tablice flipczart, bezpłatny dostęp do internetu, odpowiednią liczbę stołów i krzeseł z możliwością ich dowolnej aranżacji dla Uczestników zajęć,

- sale z oknami dającymi światło dzienne,

- sale do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres pobytu grupy w hotelu/ ośrodku.

d/ Wyżywienie dla grupy:

- 3 posiłki dziennie: śniadanie, obiad 2-daniowy (zupa + drugie danie), kolacja,

- napoje gorące (herbata, kawa) i chłodzące (woda mineralna, soki, kompot) bez ograniczeń,

- dodatkowo: poczęstunek na zajęcia szkoleniowe i warsztatowe dla rodziców i dzieci (ciasto lub ciastka, paluszki i napoje gorące oraz chłodzące),

- śniadania i kolacje w formie szwedzkiego bufetu z min. 2 daniami ciepłymi do wyboru, obiady 2-daniowe serwowane (z uwzględnieniem ew. potraw wegetariańskich).

e/ Oczekiwania w stosunku do obiektu:

- hotel lub ośrodek wypoczynkowo- szkoleniowy, mieszczący się wyłącznie na terenie województwa wielkopolskiego (uwaga: cała grupa musi być zakwaterowana w jednym budynku),

- mile widziane usytuowanie nad jeziorem lub w niewielkiej odległości od jeziora lub ew. basen na terenie obiektu,

- hotel lub ośrodek wypoczynkowo- szkoleniowy oddalony o max. 100 km od granic powiatów: słupeckiego, konińskiego, pleszewskiego lub ostrzeszowskiego lub usytuowany na obszarze tychże powiatów,

- dostosowany do osób z niepełnosprawnościami,

- jadalnia /stołówka /restauracja usytuowana na terenie hotelu/ ośrodka, z możliwością równoczesnego spożywania posiłków przez wszystkich uczestników (nie dopuszcza się spożywania posiłków w turach oraz serwowania gotowych dań typu fast food, sproszkowanych zup itp.),

- wyposażenie sportowo-rekreacyjne (min. plac zabaw dla dzieci, boiska do gry w piłkę, teren rekreacyjny, sprzęt sportowy) - korzystanie przez grupę ze sprzętu i infrastruktury sportowo-rekreacyjnej ośrodka winno być wkalkulowane w cenę pobytu,

- teren wokół obiektu bezpieczny, ogrodzony w sposób zabezpieczający wejście do obiektu,

- obiekt położony w atrakcyjnej turystycznie miejscowości,

- bezpłatny parking dla autokaru na terenie ośrodka.

Zamówienie realizowane będzie w terminie 20 – 26 sierpnia 2018 r. (6 pełnych dób, 7 dni pobytu). Pobyt rozpocznie się od obiadu w dniu przyjazdu grupy, a zakończy śniadaniem w dniu wyjazdu.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia.

Obszar realizacji zamówienia: województwo wielkopolskie.

Warunki składania ofert oraz wymagania dotyczące sporządzenia oferty:

a/ Oferta musi się składać z wypełnionego i podpisanego przez Oferenta druku formularza ofertowego (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) wraz z wymaganymi, niżej wymienionymi, załącznikami:

- aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

- menu przewidziane na czas pobytu grupy (załącznik nr 2) – uwaga: należy szczegółowo określić posiłki na każdy dzień pobytu,

- wykaz doświadczenia w zakresie świadczenia usług zakwaterowania i wyżywienia dla grup zorganizowanych (załącznik nr 3),

- ew. referencje i listy polecające.

b/ Oferta cenowa musi być podana w złotych polskich i zawierać wszelkie publiczno-prawne obciążenia wynikające z zawartej umowy obciążające Zamawiającego jako płatnika.

c/ Oferent musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej umożliwiającej wykonanie zamówienia.

d/ Ofertę należy wysłać pocztą tradycyjną lub kurierem lub złożyć osobiście w biurze projektu pod adresem: Skrzynka 28, 62-402 Ostrowite z dopiskiem na kopercie:

„Odpowiedź na zapytanie ofertowe nr 1/E-E/WRPO/7.2.2/2018.

Nie otwierać do dnia 09 lutego 2018 r. do godziny 16.00”.

e/ Oferta powinna być czytelna i sporządzona w języku polskim.

f/ Termin składania ofert – najpóźniej do dnia 09 lutego 2018 r. do godziny 16.00. O terminie złożenia oferty decyduje data wpłynięcia do Zamawiającego.

g/ Oferty, które wpłyną po ww. terminie, nie będą rozpatrywane.

h/ Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/ informacji oraz za przesłanie /złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu.