ZAPYTANIE OFERTOWE nr 27/06/18 z dnia 05.06.2018 r. dotyczące wyboru dostawcy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sal

Do 12-06-2018

FUNDACJA POZYTYWNE INICJATYWY

Województwo: pomorskie Powiat: Wszystkie

1. Noclegi ze śniadaniem dla trenerów i uczestników szkoleń (9 do 11 lipca 2018)

a) pokoje 2 osobowe dla 90% uczestników x 2 noclegi (maksymalnie dla 26 osób, w tym jednorazowo dla maksymalnie 18 osób na 1 szkolenie),

b) pokoje 1 osobowe dla 10% uczestników x 2 noclegi + dodatkowy nocleg dla 20% uczestników korzystających z dodatkowego noclegu przed szkoleniem lub po jego zakończeniu (cyklicznie dla maksymalnie 2 osób, w tym jednorazowo dla 2 osób na 1 szkolenie),

c) pokoje 1 osobowe x 2 noclegi dla trenerów (cyklicznie maksymalnie dla 1 osoby na 1 szkolenie).

Informacje dodatkowe:

1. Nocleg przysługuje uczestnikom zakwalifikowanym przez Zamawiającego jako uprawnionym do noclegu zgodnie z warunkami udziału w projekcie, przy czym zakłada się, że nie wszystkie z 28 osób będą uprawnione do skorzystania z noclegu w miejscu prowadzenia szkoleń.

2. W przypadku zaistnienia sytuacji uczestnictwa w szkoleniu nieparzystej liczby osób pod względem płci, Oferent zapewni pokój jednoosobowy dla Kobiety lub Mężczyzny, w zależności od potrzeb.

3. Zapotrzebowanie na ilość noclegów będzie przekazywane Oferentowi najpóźniej na 3 dni przed planowanym w harmonogramie szkoleniem, jednakże w szczególnych przypadkach Oferent dopuszcza możliwość modyfikacji ilości noclegów/posiłków w dniu rozpoczęcia zajęć po przyjeździe wszystkich uczestników. Zamawiający dokona zapłaty jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi/posiłki.

2. Sale dydaktyczne na zajęcia (9 do 11 lipca 2018)

2 grupy x 27 godzin (3 dni po 9 godzin)

Szkolenia będą odbywały się w układzie poniedziałek-wtorek-środa lub czwartek-piątek-sobota. W związku z tym, że planowane są również szkolenia dla dwóch grup jednocześnie Oferent zapewni dostępność co najmniej dwóch sal, które pomieszczą średnio 14 uczestników każda plus trener (minimum 8 osób, maksymalnie 18) przy układzie stołów typu podkowa. Należy zapewnić flipcharta, osobny stolik dla trenera oraz rzutnik z ekranem projekcyjnym w każdej z sal. W sali należy zapewnić stały dostęp do Internetu. Dodatkowo na wszystkie dni szkolenia, Oferent powinien zapewnić dostęp do komputerów (typu przenośnego) w ilości minimum jeden na trzech uczestników szkolenia [średnio 4 na grupę (min. 3 max. 6)].

Sale szkoleniowe muszą znajdować się w kompleksie budynków, w którym realizowana będzie usługa hotelowa i gastronomiczna.

3. Wyżywienie podczas zajęć (9 do 11 lipca 2018)

a) przerwa kawowa na szkoleniach uczestnicy: 2 grupy (28 osób) x 3 dni szkolenia+ trenerzy – 1 osoba x 2 grupy x 3 dni+ specjalista ds. dobrych praktyk 2 grupy x 1 osoba x 1 dzień

b) obiady dla uczestników i trenerów uczestnicy: 2 grupy (28 osób) x 3 dni szkolenia+ trenerzy - 1 osoba x 2 grupy x 3 dni+ specjalista ds. dobrych praktyk 2 grup x 1 osoba x 1 dzień

c) kolacja dla osób korzystających z noclegu uczestnicy: 2 grupy (maksymalnie 28 osób) x 2 kolacje+ trenerzy - 1 osoba x 2 grupy x 2 kolacje.

Informacje dodatkowe:

1. Liczba przerw kawowych dla każdej osoby podczas jednego szkolenia – 3 (każdego z 3 dni szkoleniowych w trakcie zajęć po uzgodnieniach z Zamawiającym).

2. Śniadanie zostanie zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.)

3. Każdy obiad składać się ma z dwóch dań, deseru i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej do godz. 11.00 w dniu realizacji usługi.

4. Kolacja składać się ma z dania ciepłego, zimnych przekąsek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej do godz. 11.00 w dniu realizacji usługi.

5. Przerwa kawowa składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe), z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier, wody mineralnej, soków oraz ciast, ciastek oraz słonych przekąsek.

6. Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego.

7. Menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca z zastrzeżeniem punktów 1 do 5, przy akceptacji Zamawiającego.

Ofertę należy złożyć (pocztą, kurierem lub osobiście; decyduje data wpływu) do dnia 12.06.2018r. godzina 23:59:59 w formie pisemnej na adres:

Fundacja Pozytywne Inicjatywy

ul. Świętojańska 23/4,

84-372 Gdynia

w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta na wybór hotelu Szkolenie 9 do 11 lipca 2018r. – projekt SZANSA NA ROZWÓJ – nie otwierać przed 13.06.2018r.” lub w formie elektronicznej (przedstawione muszą być skany podpisanych dokumentów) na adres: p.zajaczkowski@pozytywneinicjatywy.pl