9 rzeczy, które powinieneś rozważyć przy wyborze miejsca na organizację szkolenia, czy konferencji

Ostatnia aktualizacja:  
16/2/2018
Wybór odpowiedniego miejsca, w którym zorganizujesz spotkanie o charakterze oficjalnym może być kluczowym aspektem powodzenia takiego spotkania. To zrozumiałe, że zastanawiasz się, gdzie szukać takich miejsc i na co głównie zwracać uwagę przy ich wyborze.

Zanim jednak przystąpisz do poszukiwań, warto ustalić sobie kilka ważnych rzeczy:

  • ‍Budżet, jaki jesteś w stanie przeznaczyć na wynajem Sali
  • ‍Liczbę uczestników spotkania
  • ‍Rodzaj spotkania (szkolenie, warsztat, konferencja, rekrutacja…)

Warto również z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem ustalić dokładną datę organizowanego spotkania i zarezerwować odpowiednią do jego typu salę. Czas pozwoli Ci dobrze przygotować się do szkolenia, czy konferencji, dokładnie je zaplanować oraz wdrożyć przydatne strategie marketingowe.

 

Jeśli jesteś gotowy, by znaleźć idealne miejsce na organizację eventu, weź pod uwagę 9 istotnych aspektów:

1.       Koszt

To oczywiste, że będziesz chciał zmniejszyć koszt wynajmowanej sali, by mieć więcej funduszy na przykład na zapewnienie Twoim klientom dobrej jakości posiłków, czy też odprężającej i integrującej rozrywki. Jeśli z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanujesz całą organizację, może to okazać się świetnym narzędziem w negocjacjach cenowych z firmą oferującą wynajem sal.

2.       Lokalizacja

Dogodna lokalizacja może znaczyć co innego w zależności od typu spotkania, jakie organizujesz, a szczególnie od tego, kim będą jego uczestnicy. Jeśli uczestnicy mieszkają poza miejscowością, w której organizujesz dany event, warto pomyśleć o wynajmie sali albo niedaleko dworca, czy lotniska, albo jak najbliżej centrum, jeśli Twoi klienci będą zakwaterowani w różnych hotelach. Jeśli zaś uczestnicy wybiorą jedno konkretne miejsce na nocleg, warto właśnie tam lub nieopodal tego miejsca poszukać sali do wynajęcia. Warto rozważyć również, by odpowiednio wcześnie poinformować Twoich klientów o szczegółach dotyczących lokalizacji, którą wybrałeś. Dokładny dojazd, informacje na temat parkingu, miejsca, które warto odwiedzić w okolicy w czasie wolnym

3.       Aranżacja

Zwróć uwagę na wystrój wnętrza sali, w której chcesz zorganizować swój event. Zarówno on, jak i architektura budynku, w której sala się znajduje, powinny odpowiadać rodzajowi wydarzenia, które organizujesz. Jeśli zapraszasz gości na wykwintną galę, będziesz potrzebował innej aranżacji, niż gdybyś zapraszał ich do wzięcia udziału w szkoleniu. Im lepiej sala pasuje do rodzaju eventu, tym mniej wysiłku będziesz musiał włożyć w stworzenie w niej odpowiedniej atmosfery.

4.       Obsługa gości oraz wyposażenie

Ważnym aspektem jest zapoznanie się ze standardem obsługi gości w miejscu, w którym wynajmujesz salę. Warto rozpatrzeć takie kwestie, jak:

- Czy w budynku, w którym wynajmujesz salę znajduje się kuchnia i czy firma, które oferuje wynajem, jest w stanie zapewnić Ci catering?

Odpowiednia jakość posiłków to istotna kwestia dla Ciebie i Twoich klientów. Zapoznaj się z menu, jakie oferuje Ci firma wynajmująca salę, jeśli posiada własną kuchnię. Często też firmy te korzystają z usług swoich partnerów, którzy zapewniają catering. Trzecim wariantem, bardziej czasochłonnym, jest zapewnienie cateringu na własną rękę. Warto tutaj rozważyć koszty, jakie poniesiemy przy wyborze danej opcji. Jeśli firma, od której wynajmujemy salę zapewnia catering, to pamiętajmy, że nie robi tego od dziś i korzysta z usług zaufanych partnerów, może więc to być dla nas rozsądna opcja.

- Czy będziesz mógł korzystać z usług obsługi sali?

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest zapewnienie przez firmę, od której wynajmujemy salę, pracowników obsługi, z którymi możesz współpracować przy aranżacji wnętrza sali, czy jej wyposażeniu.

- Czy sala ma odpowiednie wyposażenie audiowizualne?

Jedne firmy oferują sale z nowoczesnym sprzętem audiowizualnym, a do innych miejsc będziesz musiał taki sprzęt dostarczyć sam.

5.       Pojemność sali

Zapewne do tej pory zdążyłeś już ustalić ilu dokładnie uczestników będzie obejmował Twój event. Powinieneś to zrobić z dwóch oczywistych powodów. Po pierwsze, kilkuset gości nie zmieści się w sali dla 50 osób, dodatkowo w zależności od liczby uczestników oraz wielkości sali, będą obowiązywać inne procedury dotyczące bezpieczeństwa oraz ewakuacji.

6.       Parking

Czy Twoi klienci będą mieli bezproblemowy dostęp do parkingu, który mieści się blisko miejsca, do którego ich zaprosiłeś? Najlepszym rozwiązaniem tutaj jest oczywiście parking należący do firmy, z której usług korzystasz. Zapewnić miejsca parkingowe swoim gościom możesz również poprzez zarezerwowanie przestrzeni na najbliższym parkingu, co może być wliczone w cenę uczestnictwa w Twoim evencie. Jeśli nie jesteś w stanie tego zrobić, powinieneś dokładnie poinformować Twoich klientów o tym, gdzie znajdą najbliższe miejsce do zaparkowania samochodów oraz koszt, jaki będą musieli ponieść.

7.       Układ stołów

Przy wyborze sali zapewne masz już ogólny zamysł tego, co dokładnie powinno się w niej znajdować i w jaki sposób chcesz ustawić stoły, krzesła oraz czego będą potrzebować Twoi klienci. Najlepszym rozwiązaniem jest osobiście odwiedzić miejsce, które chcesz wynająć, by zorganizować w nim swój event. Jeśli nie jest to możliwe, poproś o jak najdokładniejszy plan sali. Będziesz miał możliwość zaplanować takie szczegóły, jak to, którędy goście będą się przemieszczać, by, na przykład, sprawnie i bez przeszkód dotrzeć do miejsca, z którego mają dać wykład. W ten sposób możesz zadbać o najbardziej korzystne ustawienie stołów i zaaranżowanie całego wyposażenia w zależności od charakteru spotkania.

8.       Dostępność

Chodzi tutaj o to, by każdy z Twych klientów miał możliwość korzystania z wyposażenia, jakie oferujesz, mógł też bezproblemowo dostać się do budynku. Weź pod uwagę to, w jakim wieku są Twoi goście, czy są wśród nich osoby niepełnosprawne ruchowo. Nie zawsze jest to oczywiste, dlatego warto zadbać o wszelkie potrzebne udogodnienia, by nie być później zaskoczonym.

9.       Akustyka

Wielkie hale powodują, że dźwięk odbija się echem od ścian; małe sale z niskim sufitem nie potrzebują głośników o wysokiej mocy. Akustyka może nie jest Twoim być albo nie być, jeśli chodzi o organizację eventu, ale na pewno pomocny będzie odpowiedni dobór mikrofonów, głośników oraz ich rozmieszczenie w zależności od wielkości i kształtu sali.

 

Jak widzisz, jest kilka wiele ważnych spraw do rozważenia podczas organizacji oficjalnego spotkania. Zapewnienie sobie odpowiednio dużo czasu na przygotowanie eventu oraz wzięcie pod uwagę wyżej wymienionych punktów pozwoli Ci zaplanować wszystko idealnie oraz, przede wszystkim, sprawić, by Twoi klienci byli w pełni zadowoleni z uczestnictwa w spotkaniu, które organizujesz. 

Autor
Mateusz Kolski