Od stuleci miejsce podczas spotkań odgrywało znacząca rolę. W minionych epokach zajmowanie konkretnego siedziska wiązało się z zasadą starszeństwa. Władca siedział na honorowym miejscu, a w jego najbliższym otoczeniu osoby najwyższe rangą. Hierarchizacja ustawienia w trakcie spotkań przetrwała do dzisiaj - choćby na konferencjach na szczeblu międzynarodowym. Jej wpływ można znaleźć choćby w zapisach protokołu dyplomatycznego czy savoir vivre'u. Odpowiednie zajęcie miejsca nawet na zwykłych spotkaniach firmowych czy podczas coachingu może jednak znacząco wpłynąć na nasz wizerunek oraz pomóc osiągnąć założone cele.

Zbadać przestrzeń

Kwestią przestrzeni, odległości i ustawień ludzi w kontaktach społecznych zajmuje się obecnie dział nauki, zwany proksemiką. Tematykę dystansu i zajmowania miejsc w trakcie spotkań podejmował między innymi Robert Sommer z Uniwersytetu Kalifornijskiego. Na podstawie badań, przeprowadzanych zarówno w środowisku studenckim, jak biznesowym, stworzył publikację, która opisuje znaczenie, jakie przypisujemy poszczególnym miejscom podczas meetingów.

Miejsce, które fizycznie zajmuje się przy stole konferencyjnym w oczach innych wyznacza rolę, jaką pełnimy w meetingu. Z tego powodu strategia zajmowanego miejsca ma takie samo znaczenie, jak merytoryczne przygotowanie się do spotkania. Dobra konfiguracja przestrzeni może pozytywnie wpłynąć na przebieg rozmowy i rezultaty - niezależnie, czy jest to spotkanie firmowe, sprzedażowe czy też coachingowe.

Niewidzialny wieniec

Warto jednak zastanowić się nad tym, jak reagujemy na obecność innych osób w różnej odległości od nas. Jak robimy, gdy jedziemy w zatłoczonym tramwaju lub gdy w nocy na uliczce ktoś minie nas bardzo blisko? Odczuwany dyskomfort wiąże się ze zjawiskiem dystansu komunikacyjnego, o którym często zapominamy.

Dystans komunikacyjny określa przestrzeń wokół nas, którą traktujemy jako "naszą". W praktyce wszyscy otaczamy się niewidzialnym wieńcem, do którego wpuszczamy ludzi w zależności od relacji z nimi. Każde jej naruszenie przez osoby niepowołane wyzwala reakcję (np. instynktownie odsuwamy się lub zwracamy komuś uwagę). Dlaczego zatem nie wykorzystać tej wiedzy w trakcie spotkań?

Konfrontacja w cztery oczy

Podczas spotkań w cztery oczy należy unikać siadania po przeciwnych stronach stołu. Takie ustawienie wprowadza atmosferę konfrontacji, gdyż znajdujemy się w opozycji - nie tylko fizycznej. Ponadto w poprzek stołu przebiega wówczas granica naszego "terytorium". Z wymienionych powodów takie ustawienie np. w coachingu jest niewskazane!

Siadanie naprzeciw siebie jest praktykowane podczas rozmów o pracę w dużych firmach i korporacjach. Wówczas pracodawca i kandydat zwykle siadają na dwóch krańcach stołu. W przypadku, gdy rekruterów jest kilku, wszyscy siadają po jednej stronie naprzeciw aplikującego.

Po prawej lub lewej

Najlepiej jednak siedzieć pod kątem 90 stopni do rozmówcy - po jego lewej lub prawej stronie. Takie ustawienie potęguje wrażenie współpracy. Wszyscy są wówczas po 'tej samej stronie'. Nie musimy się też martwić o utratę kontaktu wzrokowego - siedzenie w tym ustawieniu wciąż pozwala na spoglądanie w oczy rozmówcy. Optymalna odległość umożliwia także wykorzystywanie gestów. Siedzenie pod kątem umożliwia także łatwiejszą prezentację dokumentów i innych materiałów rozmówcy. W przypadku ustawienia naprzeciw jedna z osób będzie widziała dokument odwrotnie.

Siadanie pod kątem po lewej lub prawej stronie rozmówcy przyjęło się w osobistym coachingu. Z tego powodu gabinety, przeznaczone do spotkań trenerskich są wyposażone najczęściej w dwa fotele ustawione do siebie pod kątem 90 stopni. Takie ustawienie jest również dobrą praktyką podczas business lunchu. Siadanie na rogu stolika pozwala to na bardziej swobodną rozmowę przy posiłku.

Czy stoły mają znaczenie?

Trzeba pamiętać, że na komunikację podczas spotkania bardzo duży wpływ ma kierunek ustawienia krzeseł, wymiary stołów i odległości między nimi. W zależności od ułożenia dyskusja może przebiegać na różne sposoby. Przykładowo w ustawieniu typowo szkolnym praktycznie cała uwaga skupiona jest na osobie, która stoi za katedrą. Z kolei przy ustawieniu stołów w podkowę centrum dyskusji stanowi środkowy stół. Osoby znajdujące się na krańcach ramion są jednocześnie najbardziej oddaleni od rozmowy i w skrajnych przypadkach mogą mieć problemy z komunikacją.

Trudno wymagać od uczestników efektywnej pracy w grupach w ustawieniu teatralnym. W tym przypadku lepiej sprawdzi się układ bankietowy - gdzie każdy, siedząc przy okrągłym stoliku będzie bardziej skłonny do wspólnej pracy nad konkretnym problemem. Okrągły stół (który często odnoszony jest do legendy o królu Arturze) symbolizuje jedność, współpracę oraz równość, gdyż z założenia przy takim stole nie ma miejsca honorowego.

Warto w świadomy sposób wykorzystywać dostępną przestrzeń tak, aby każdy uczestnik spotkania mógł znaleźć odpowiednie miejsce dla siebie. W przypadku wynajmowania sal na potrzeby spotkania warto sprawdzić przed rezerwacją, czy jest możliwa zmiana ustawienia krzeseł.