Idealną sytuacją dla firmy wynajmującej sale szkoleniowe jest prawie pełne obłożenie każdego dnia - gdy wszystkie pomieszczenia są  zajęte. W rzeczywistości taki scenariusz jest bardzo trudny do realizacji. Należy jednak starać się w stu procentach wykorzystywać posiadane zasoby - przecież jako firma ponosimy koszty związane z posiadaniem sali bez względu na to, czy akurat jest wykorzystywana, czy wieje w niej pustką. O wolnych pomieszczeniach trzeba myśleć jak o potencjalnych klientach, którzy mogliby właśnie w tym momencie korzystać z naszej oferty.

Jeżeli jednak dana sala nie jest często wykorzystywana, możemy ją zaadaptować do innych celów. W tym miejscu pojawia się koncepcja "ghost rooms". Tak jak duchy - są to pomieszczenia, które na co dzień "nie istnieją". Taka sala przeznaczona jest do innych celów, jednak  na czas wynajmu wyposażenie może być szybko zastąpione stolikami i krzesłami. Ghost rooms znane są w języku angielskim także pod nazwą "convertible rooms" (przemienne sale).

Sypialnia czy sala konferencyjna?

Na pomysł wykorzystania innych pomieszczeń jako sali konferencyjnej wpadli managerzy hotelu San Jose w Teksasie, gdy klienci zaczęli zgłaszać się do nich z chęcią rezerwacji takowej. Hotel nie posiadał wcześniej pomieszczenia do meetingów. Prawie cała dostępna przestrzeń była już przystosowana do podejmowania gości na noclegi.

Manager Meghan Hughes, szukając ekonomicznego rozwiązania, postanowiła zaadaptować jedną z sypialni na potrzeby spotkań, tworząc 'ghost room'. Cała operacja zmiany wyposażenia trwa około godzinę. Z pomieszczenia wynoszona jest pościel z materacem, a rama łoża, podnoszona i stawiana na nogach, służy jako stół konferencyjny. Sala po transformacji mieści 16 osób. Filmik, pokazujący zamianę sypialni hotelowej w salę spotkań możecie obejrzeć tutaj.

Manager przyznaje, że zwrot z inwestycji jest świetny - przede wszystkim dlatego, że korzystanie z jednego pomieszczenia w podwójnej roli było o wiele tańszym rozwiązaniem, niż przebudowa budynku na potrzeby wydzielenia stałej sali konferencyjnej.

Kiedy warto stworzyć ghost room?

Jeśli dane pomieszczenie wykorzystywaliśmy wcześniej do innych celów, warto zastanowić się, czy jest możliwość zaadaptowania go na potrzeby wynajmu. Należy jednak odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy pracownicy korzystają ciągle z danego pomieszczenia?
• Czy pomieszczenie spełnia szczególną rolę w firmie (np. znajdują się w nim ważne dokumenty, których lepiej nie pogubić podczas przenoszenia lub w sali jest składzik ze sprzętem)
• Czy sala jest pełna ciężkich, trudnych do przenoszenia mebli?

Jeśli odpowiedź na któreś z powyższych pytań brzmiała "tak", to lepiej zrezygnować z adaptacji pomieszczenia na wynajem, gdyż może sprawiać ono dużo problemów.

Ghost rooms a sale wielofunkcyjne

Ghost rooms są w pewnym sensie namiastką sali wielofunkcyjnych, które można dostosowywać do okoliczności. W rzeczywistości pozwalają wykorzystywać przestrzeń, która w danym momencie nie jest wynajmowana klientowi. Dzięki ich elastyczności możemy poszerzyć posiadaną dotychczas ofertę o nowe pomieszczenie, spełniające inne funkcje.

Pozostałe inspiracje i trendy z rynku wynajmu sal znajdziecie tutaj.