Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali?

Ostatnia aktualizacja:  
16/2/2018
Wybierz idealną salę na swoje szkolenie lub konferencję! Przedstawiamy kompletną listę szczegółów, o które warto dopytać właściciela obiektu przed wynajmem.

‍Mogłoby się wydawać, że rezerwacja sali na spotkanie nie jest niczym skomplikowanym. Jednak by wynajem był udany należy wziąć pod uwagę więcej rzeczy, niż rozmiar sali oraz cenę. Nie ważne, czy szukasz pomieszczenia do organizacji własnego przedsięwzięcia czy dla klienta. Jeśli chcesz wybrać najlepszy obiekt spośród dostępnej oferty, który spełni oczekiwania uczestników. - sprawdź, o co zapytać przed rezerwacją.

Pierwsze wrażenie

Pierwszego wrażenia nie można zrobić drugi raz. W szczególności dotyczy to zdjęć sali, które powinny być dobrej jakości. Przeglądając oferty i fotografie sal zwróć uwagę na to:

  • Czy obiekt i sala dają odpowiednie pierwsze wrażenie?
  • Czy sala szkoleniowa jest odpowiednia do zorganizowania Twojego spotkania?
  • Czy sala spodoba się uczestnikom spotkania?

Obiekt i jego lokalizacja

Podobnie, jak w przypadku rezerwacji noclegu w hotelu lub stolika w restauracji, odpowiednia lokalizacja i specyfika obiektu są często brane pod uwagę przy wyborze sali - szczególnie, jeśli zależy nam na reprezentatywnej okolicy lub gdy w spotkaniu będą uczestniczyć osoby spoza miasta.

  • Czy obiekt znajduje w miejscu, do którego łatwo będzie dotrzeć uczestnikom?
  • Czy łatwo dostać się do obiektu samochodem lub pociągiem?
  • Czy przy obiekcie znajduje się wystarczająca liczba miejsc parkingowych dla uczestników? Czy parking jest darmowy?
  • Czy w otoczeniu obiektu znajdują się elementy, które mogą zakłócić przebieg spotkania (np. nadmierny hałas)?
  • Czy budynek jest bezpieczny (posiada monitoring, system przeciwpożarowy)?
  • Czy obiekt sprawia wrażenie czystego i dobrze utrzymanego?
  • Czy w obiekcie znajduje się wiele sal o różnych kubaturach?
  • Czy obiekt zapewnia przestrzeń odpowiednią do zorganizowania nieformalnego spotkania networkingowego?
  • Czy obiekt jest w stanie zapewnić nocleg dla uczestników spotkania spoza miasta?

Rezerwacja

Zanim złożysz zamówienie, sprawdź, jakie są zasady wynajmu sali w danej firmie. Jeżeli nie możesz znaleźć regulaminu na stronie internetowej, dopytaj się o następujące szczegóły:

  • Czy obiekt posiada wolne sale w wymaganym terminie?
  • Czy jest otwarty w weekendy?
  • Do kiedy można dokonać zmiany w zamówieniu (np. zmiana sali, liczby uczestników, potrzebnego wyposażenia)?
  • Czy istnieje minimalny czas/koszt wynajmu?
  • Czy obiekt oferuje jakieś zniżki przy większych zamówieniach?
  • Kiedy wymagana jest płatność? Czy obiekt pobiera zaliczkę przed wynajmem?
  • Jaka jest procedura anulacji zamówienia? Kiedy można liczyć na pełny, a kiedy na częściowy zwrot?
  • Na ile minut wcześniej sala będzie dostępna (np. do rozstawienia własnych materiałów szkoleniowych)?
  • Kto odpowiada za szkody podczas rezerwacji?

Technologia

Coraz więcej trenerów korzysta ze sprzętu audiowizualnego by podnieść wartość konferencji i szkoleń oraz zwiększyć zainteresowanie słuchaczy. Skorzystaj z możliwości, jakie daje współczesna technologia, jednak najpierw sprawdź, czy obiekt udostępnia następujące wyposażenie:

  • Czy w sali jest dostęp do internetu? Jeśli tak, to bezprzewodowo czy przez kabel? Jaka jest prędkość łącza? - jest to szczególnie istotne w przypadku szkoleń komputerowych.
  • Czy obiekt zapewnia projektor i ekran w sali?
  • Czy jest możliwość zaciemnienia sali na potrzeby wyświetlenia prezentacji?
  • Czy w wyposażeniu sali jest wskaźnik laserowy?
  • Czy obiekt zapewnia laptopa dla prowadzącego z oprogramowaniem do wyświetlania prezentacji (np. PowerPoint?)
  • Czy w sali znajduje się sprzęt nagłaśniający?
  • Czy na szkolenie można wynająć laptopy dla uczestników? Czy w sali jest wystarczająca ilość gniazdek do ich podłączenia jeśli grupa jest duża?
  • Czy na komputerze jest zainstalowany program, którego potrzebuję? - Jeśli chcesz zorganizować szkolenie z Photoshopa, programów do księgowości lub potrzebujesz dostęp do konkretnej wersji pakietu biurowego, warto dopytać się o ich dostępność.
  • Czy w sali jest klimatyzator?
  • Czy w obiekcie można skorzystać z kserokopiarki lub faksu?
  • Które elementy wyposażenia są w cenie wynajmu sali, a które są dodatkowo płatne?
  • Czy jest możliwość skorzystania ze wsparcia technicznego w razie problemów ze sprzętem?

Catering

Jeżeli planujesz wynajem na więcej niż dwie godziny, warto sprawdzić ofertę cateringu w obiekcie:

  • Czy obiekt zapewnia usługę cateringową w postaci pełnego lunchu lub przerwy kawowej? Jeśli nie, to czy zezwala na catering zewnętrzny?
  • Czy jest możliwość zamówienia posiłku dla osób na diecie wegetariańskiej lub wegańskiej?
  • Czy w obiekcie znajduje się osobne miejsce w pobliżu sali, przeznaczone na lunch i przerwy kawowe?

Więcej zagadnień, dotyczących wyboru cateringu na potrzeby spotkania znajdziesz w tym artykule.

Duże konferencje i kongresy

Jeśli organizujesz dużą konferencję, warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych szczegółów:

  • Czy obiekt jest przystosowany do obsługi dużej liczby uczestników? Czy w obiekcie znajdują się ciasne przejścia, które mogą zablokować ruch?
  • Czy wszyscy uczestnicy będą dobrze widzieli prezentera? Czy sala konferencyjna posiada scenę lub kinowy układ siedzeń?
  • Czy jest możliwość skorzystania ze sprzętu nagłaśniającego i słuchawek na potrzeby tłumaczenia dla uczestników z innych krajów?

Odpowiedzi na większość z tych pytań znajdziemy na stronie internetowej obiektu lub w odpowiedzi na wycenę zamówienia. Jeżeli masz sprecyzowane wymagania dotyczące sali, możesz osobiście obejrzeć pomieszczenie i przekonać się, czy wszystkie kluczowe elementy będą zapewnione. Jeżeli jest to obiekt, w którym nigdy wcześniej nie wynajmowałeś sali, warto sprawdzić, czy posiada opinie od firm, które skorzystały wcześniej z oferty.

Autor
Łukasz Nowak