Sporządzanie notatek to umiejętność, którą na co dzień wykorzystują uczniowie, pracownicy biurowi, osoby piastujące stanowiska kierownicze i inni, zatrudnieni na stanowiskach 'umysłowych'. Dla nich przepływ informacji oraz bycie 'na bieżąco' jest kluczowe. Jako, że pamięć ludzka bywa zawodna, umiejętność zapisywania najważniejszych kwestii jest wówczas nieoceniona. Jak w takim razie notować szybko i efektywnie?

Pierwsze lekcje notowania otrzymujemy wraz z rozpoczęciem nauki. Szkoła uczy przede wszystkim przepisywania tego, co znajduje się na tablicy - jednak praktyka pokazuje, że taki sposób notowania nie jest w pełni efektywny. Częstokroć materiały, przygotowane przez trenera czy prelegenta, nie wystarczają do pełnego zrozumienia tematu. Wówczas warto posiłkować się własnymi zapiskami.

Czy warto sporządzać notatki? Z pewnością tak! W dzisiejszym świecie, gdzie spotkanie lub szkolenie może być przeprowadzone praktycznie w dowolnym miejscu i czasie (głównie dzięki narzędziom IT i telekonferencjom, które można tworzyć ad hoc), umiejętność szybkiego i sprawnego tworzenia notatek jest bardzo ważną umiejętnością. Uczestniczenie w meetingu bez notowania  może zostać odebrane jako brak umiejętności selekcji ważnych informacji. Warto dodać, że gdy nauczymy się efektywnie sporządzać zapiski, to będziemy mogli to zastosować w wielu innych sytuacjach życiowych. Bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie oraz ćwiczenie tej umiejętności - tak, jak każdej innej.

O czym warto pamiętać podczas notowania? Poniżej prezentujemy podstawowe zasady, które można stosować niezależnie od wybranej przez siebie metody sporządzania notek:

Używaj skrótów

Pisanie skrótami jest przydatne szczególnie wtedy, gdy prelegent nie udostępnia żadnych materiałów i mówi 'ciągiem'. Trudno wówczas o dobre notatki bez luk. Pisanie skrótami pozwala zgromadzić każdą istotną część informacji tak, by całość była zrozumiała. Duże znaczenie ma zapisywanie słów kluczowych dla danego tematu. Dobrą techniką jest również skracanie oczywistych nazw i zwrotów, takich jak dni tygodnia, miesiące itd. Zamiast pisać słowo 'niedziela', wystarczy zanotować jedynie 'nd'.

Wykorzystuj znaki

Zamiast pisać, że coś jest 'ważne', wystarczy postawić obok tego wykrzyknik. Skróci to czas potrzebny do notowania i nie pogorszy czytelności notatek. Oprócz wykrzykników i pytajników warto stosować także inne proste znaki, m.in. równości, mniejszości i większości, gwiazdki i strzałki.

Pisz prostymi słowami

Pamiętaj, że notatki ze spotkania nie trafiają do szuflady. Prawdopodobnie będziesz je później wykorzystywać w nauce lub pracy. Jeśli sporządzisz je w nieczytelny sposób, bezwiednie zapisując trudne zwroty, to możesz mieć później problemy z przypomnieniem sobie przebiegu spotkania. Z tego powodu należy starać się pisać w sposób zrozumiały dla siebie samego, używając prostych słów i zwrotów.

Trudne i specjalistyczne wyrażenia, charakterystyczne dla danego żargonu warto zapisywać słowo w słowo na marginesie. W późniejszym czasie można sprawdzić ich znaczenie, a w przypadku kontynuowania notatek na następnym spotkaniu, będziesz już wiedzieć, o co chodziło.

Notuj ważne informacje

Zawsze zapisuj na marginesach zadania do wykonania, decyzje i problemy, które pojawiają się w wyniku spotkania. Pomoże to w dalszej dyskusji oraz przy podsumowaniu tematu meetingu.

Pisz podsumowania

Twórz podsumowania dla wszystkich swoich notatek. Sformułowanie głównej idei własnymi słowami umożliwi potem szybkie przypomnienie przebiegu całego spotkania bez konieczności przeglądania notatek od początku.  Podsumowania sprawdzają także nasze rozumienie tematu. Jeśli nie umiemy przedstawić danego problemu własnymi słowami, oznacza to, że nie zrozumieliśmy czegoś lub coś nam umknęło w trakcie meetingu.

Używaj obrazowych sposobów prezentacji

Notatki powinny cechować się przejrzystością - dlatego zamiast tworzyć długi opis pewnego zagadnienia, wystarczy to narysować. Większość ludzi jest wzrokowcami, co oznacza, że informacja przedstawiona w sposób graficzny jest szybciej przyswajana. Dobry schemat lub infografika są w stanie zastąpić kilka stron opisu. Gdy tylko jest to możliwe, warto rysować schematy blokowe procesów, grafy, wykresy itp.

Pamiętaj o organizacji tekstu

Oprócz treści notatek, warto również zwrócić uwagę na ich wygląd. Dobra organizacja tekstu zwiększa czytelność notatek i ułatwia szybkie zrozumienie danego zagadnienia. Komputer i inne urządzenia IT umożliwiają nie tylko pisanie, ale też szybkie formatowanie notatek. Gdy korzystamy ze sprzętu, warto korzystać z następujących funkcji, które zapewnia praktycznie każdy edytor tekstu:

• Grupowanie zagadnień za pomocą nagłówków
• Numeracja elementów, kiedy ważna jest kolejność
• Zapisywanie luźnych myśli od kropek
• Stosowanie kolorowych czcionek - by wyróżnić konkretne zagadnienia i grupować pojęcia
• Używanie wytłuszczenia, kursywy oraz podkreślenia

‍

W drugiej części znajdziecie najpopularniejsze metody sporządzania notatek.