W poprzednich częściach poradnika przedstawiliśmy podstawowe wskazówki, przydatne podczas sporządzania zapisków oraz najbardziej popularne metody notowania. Tym razem skupimy się na programach, które mogą być pomocne na każdym szkoleniu czy konferencji  oraz ułatwią gromadzenie i porządkowanie informacji.

Poniżej przedstawiamy listę najbardziej popularnych darmowych programów i aplikacji, dedykowanych do robienia notatek:

Evernote

Evernote to rozbudowany program, umożliwiający tworzenie, gromadzenie i porządkowanie różnego rodzaju notatek. Można w nim sporządzać dokumenty tekstowe, szybkie notki, checklisty. Pozwala na zapisywanie dźwięku, zdjęć itp.

Program posiada funkcję, która może być przydatna na szkoleniach i konferencjach - jest to skanowanie dokumentów poprzez aparat w smartfonie. Co ważne, Evernote przetwarza tekst z fotografii i na litery i umożliwia potem jego wyszukiwanie. Oznacza to, że robiąc zdjęcie flipchartu z notatkami możemy je potem wyszukiwać poprzez zapisane słowa.

Evernote posiada rozbudowane opcje sieciowe, m.in integruje się ze skrzynką mailową, pozwala na czat w grupach roboczych oraz  łatwe udostępnianie dokumentów do innych użytkowników. Program wyposażony jest we własne narzędzie do zapisywania zakładek i stron www. Poprzez WebClipper możemy przenieść zawartość witryny do notatnika i tworzyć komentarz e w dowolnych miejscach strony. Ułatwia to znacznie pracę z zawartością portali internetowych. Co więcej, nawet po zmianie lub usunięciu danej strony w sieci będziemy mieli podgląd jej poprzedniego stanu w naszym notatniku.

Z Evernote można korzystać bez żadnych opłat na dwóch urządzeniach (np. laptopie i smartfonie). Jeśli chcemy zalogować się na kolejnym, to musimy wykupić pakiet premium. W przypadku korzystania z Evernote na komputerze nie musimy niczego instalować. Dostęp do naszych notatek uzyskamy po zalogowaniu się na swoje konto w oficjalnej witrynie programu.

Microsoft One Note

One Note posiada podobne funkcje, co Evernote - jest jednak częścią Microsoft Office. W przeciwieństwie do innych programów z pakietu biurowego jest całkowicie darmowy. Jeśli często korzystamy z pozostałych produktów firmy Microsoft, to warto zainteresować się One Note - gdyż jest dobrze zintegrowany  z Wordem i Excelem.

Microsoft One Note pozwala na tworzenie multimedialnych notatek w tematycznych zeszytach oraz porządkowanie ich. Program można zainstalować na komputerze i smartfonie lub korzystać online po zalogowaniu się na stronie Microsoft.

Google Docs

Google Docs to pakiet biurowy, przygotowany przez giganta z Mountain View i udostępniany w całości za darmo - w przeciwieństwie do ich największego konkurenta Microsoft Office. Dzięki temu bez dodatkowych opłat możemy tworzyć dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje. Google Docs korzysta z własnego rozszerzenia plików, jednak umożliwia bezproblemową konwersję na format Microsoft Word i odwrotnie.

Google Docs automatycznie zapisuje wszystkie zmiany w miarę ich wprowadzania w chmurze Google Drive. Dzięki tej funkcji możemy całkowicie zapomnieć o ręcznym save'ie i skupić się na tworzeniu notatek. Ponadto Docs zapewnia podgląd poprzednich wersji dokumentu. Ma to istotne znaczenie w przypadku grupowej pracy nad jednym plikiem - wtedy sortowanie według daty i autora zmiany może okazać się przydatne.

Dużą zaletą Google Docs jest właśnie wspólna praca na tych samych dokumentach. Możemy zapraszać kolejne osoby do podglądu i edycji pliku. Wszyscy muszą jednak posiadać konto Google lub skrzynkę mailową Gmail. Do dokumentów można dodawać własne komentarze oraz korzystać z czatu.

Pakiet biurowy  Google daje nam możliwość korzystania z wyszukiwarki Google bezpośrednio w dokumencie i załączania znalezionych wyników (np. zdjęć) do dokumentu. Oszczędza to czas, potrzebny na przełączanie kart i kopiowanie zawartości. Z poziomu edytora mamy także możliwość automatycznego tłumaczenia treści na dowolny język poprzez tę samą usługę, którą Google wykorzystuje do translacji stron www.

Hackpad

Główną funkcjonalnością Hackpada, która będzie przydatna podczas szkoleń i konferencji, jest możliwość wspólnej pracy nad tymi samymi dokumentami w rzeczywistym czasie - tak,jak w Docs. Jednak w przeciwieństwie do produktu Google udostępnianie pliku innym uczestnikom nie wymaga posiadania konta w usłudze. Możemy dokonać tego poprzez listę znajomych z Facebooka, Google lub po prostu podając adres url dokumentu.

Hackpad umożliwia embeddowanie, czyli osadzanie multimedialnych plików bezpośrednio w dokumencie. Dzięki temu nie sprawi trudności odtwarzanie filmów z YouTube, przeglądanie map Google itp. Zamiast linkować do interesujących nas treści, możemy zawrzeć je w pliku, co zaoszczędzi czas i ulepszy nasze notatki. Hackpad pozwala na embeddowanie także z Soundcloud, Tumblr, Flickr i Slideshare. Ponadto za pomocą symbolu '@' możemy linkować do innych notatników, sporządzonych w Hackpadzie.

Hackpad będzie przydatny także podczas szkoleń dla programistów i webmasterów, gdyż umożliwia podświetlanie składni html i javascript. Dzięki temu możemy pisać w dokumencie tak samo, jak w popularnych programach z tą funkcją.

Simplenote

W przeciwieństwie do wszystkich powyższych programów, największą zaletą Simplenote jest prostota. Aplikacja służy do zapisywania przede wszystkim krótkich notek lub sentencji. Deweloperzy postawili tutaj na błyskawiczny czas działania. Gdy potrzebujemy szybko coś zapisać, to nie chcemy się zastanawiać, do której zakładki lub zeszytu przypisać notkę. Z tego powodu nie znajdziemy w Simplenote opcji formatowania tekstu - nie użyjemy pogrubienia, wyśrodkowania czy wypunktowania, nie dodamy multimediów. Możemy za to oznaczać notatki tagami i wyszukiwać je z ich pomocą.

Każdy z wymienionych programów posiada własne funkcje, które mogą być przydatne podczas notowania na spotkaniu czy konferencji. Jeśli chcemy udostępniać innym uczestnikom sporządzone przez nas zapiski, warto zwrócić uwagę na Google Docs lub Hackpada. Jeśli zależy nam na rozbudowanych opcjach porządkowania, uzupełniania i archiwizacji różnych dokumentów, w tym plików multimedialnych, zwróćmy się w stronę Evernote lub One Note. Do krótkich i szybkich notek warto mieć pod ręką Simplenote. Dobrym pomysłem będzie wypróbowanie poszczególnych programów i wybranie tego, który będzie dla nas najbardziej intuicyjny.