Rynek wynajmu sal - co zmieni się w najbliższych miesiącach?

Ostatnia aktualizacja:  
28/2/2018
Jakie trendy będą rządziły branżą spotkań w bieżącym roku? Przedstawiamy prognozę na resztę 2018r.

Jeszcze nie tak dawno gorącym tematem były trendy dla rynku MICE w 2017r., a amerykańskie agencje i firmy w oparciu o zbierane dane zdążyły już przedstawić swoje prognozy dla rynku sal dla kolejnego roku. Jakie trendy będą rządziły resztą 2018 r.? Jakie nowe wyzwania stoją przed właścicielami obiektów konferencyjnych oraz organizatorami wydarzeń?

Na początek dobre wieści dla wszystkich podmiotów  z branży MICE - American Expres M&E w swojej corocznej prognozie przewiduje możliwość wzrostu rynku - głównie z powodów większych o średnio 4% wydatków na pojedynczego uczestnika konferencji. Ze strony właścicieli obiektów firma przewiduje średni wzrost cen o 2,8% na pojedynczego uczestnika. Podobną prognozę przedstawia portal Successful Meetings, według którego około 44% organizatorów spotkań zwiększy swoje budżety.

O rozwoju rynku świadczy również przewidywany wzrost liczby spotkań - ponad 20% firm ma w planach organizację powyżej 50 wydarzeń w tym roku. Szczególnie dobra perspektywa stoi przed właścicielami obiektów w Europie, gdyż tu liczba spotkań poszybuje najszybciej w górę.

Co jednak będzie napędzało rynek konferencji, szkoleń i wydarzeń w 2018 roku? Przedstawiamy listę najgorętszych trendów:

Coraz głębsze społeczności

Już od kilku lat możemy mówić o tym, że media społecznościowe stały się nieodłącznym aspektem naszego życia. Social media mają szczególne znaczenie w przypadku rynku MICE. Współczesny uczestnik spotkania poszukuje chwil, które może w łatwy sposób udostępnić w mediach społecznościowych. To właśnie udostępnianie zdjęć lub streaming video oraz nawiązywanie kontaktów na Facebooku czy LinkedIn uwiecznia wydarzenie i nadaje tempa tworzeniu się społeczności po spotkaniu.  Jest to kontynuacja trendu, który jest obecny na rynku już od dłuższego czasu.

American Express Global Business Travel przewiduje także bardziej precyzyjne profilowanie wydarzeń przez organizatorów. Do tego konieczna jest próba zrozumienia pojedynczych uczestników spotkania - zarówno ich perspektywy, osobowości jak i celu, dla którego biorą udział w wydarzeniu. Stuprocentowe dopasowanie przedsięwzięcia do każdej osoby z osobna może nie jest realne, jednak z pewnością pomoże we wzroście zadowolenia z uczestnictwa jak i w budowaniu określonej społeczności wokół niego.

Z tym wiążą się duże zmiany w sposobie prowadzenia konferencji i szkoleń. Tradycyjny podział na prelegenta i bierne audytorium staje się nieprzystający do dzisiejszych standardów. Obecnie zabiega się przede wszystkim o maksymalną aktywizację słuchaczy, nawiązywanie relacji i tworzenie społeczności.

Zaawansowana technologia w salach na wynajem

Minęły już dni, kiedy do organizacji konferencji czy szkolenia wystarczył komputer i rzutnik. Według prognoz centra konferencyjne w tym roku będą przechodzić zmianę spowodowaną rozwojem i upowszechnieniem technologii. Już w tym momencie standardem w wyposażeniu obiektu jest szerokopasmowe łącze internetowe, projektory i nagłośnienie. Kolejnym krokiem, przed którym stoją przede wszystkim duże obiekty konferencyjne, jest wykorzystanie streamingu online i telekonferencji. Najbardziej innowacyjne firmy zaserwują swoim klientom pomoc w postaci wirtualnych asystentów i nowinki audiowizualne w postaci rozszerzonej rzeczywistości.

Wyposażenie sali szkoleniowej w nowoczesne technologie sprawi, że możliwa będzie wyższa retencja wiedzy ze szkolenia. Przykładowo dzięki interaktywnym, dotykowym panelom uczestnicy będą mogli bardziej zaangażować się w przebieg spotkania. To po części już się dzieje; istotne w tym trendzie jest jednak stopniowe przesuwanie granicy doznań dla uczestników poza "realną" przestrzeń sali - właśnie w stronę rozszerzonej lub wirtualnej rzeczywistości. Warunkiem koniecznym jest intuicyjność stosowanych narzędzi.

Kolejną składową jest wykorzystanie sztucznej inteligencji do interakcji z uczestnikami konferencji już w tym roku, co przewiduje portal Quickmobile.com.

Wielofunkcyjna przestrzeń

Na potrzeby tak szczegółowego planowania spotkania - by sprostać oczekiwaniom uczestników, niezbędne są nie tylko narzędzia IT, ale przestrzeń, nad którą organizator przedsięwzięcia ma większą kontrolę i może ją kształtować wedle potrzeb. Na rynku obserwuje się stopniowe odchodzenie od tradycyjnych pomieszczeń konferencyjnych na rzecz wielofunkcyjnej przestrzeni - zarówno w przypadku tych dużych auli kongresowych, jak i małych i średnich sal szkoleniowych.

Do tego w największych ośrodkach konferencyjnych dzięki projektowaniu przestrzeni w zgodzie z tzw. inteligencją emocjonalną będą powstawać m.in. loże sensoryczne, pomieszczenia rekreacyjne i strefy doświadczeń.

Ekokatering i ochrona środowiska

Do stworzenia unikatowego doświadczenia na spotkaniu niezbędny jest również odpowiednia oferta cateringowa, która stała się w zasadzie nieodłącznym elementem większych wydarzeń. Jedzenie trochę jednak zmieniło swoją funkcję - w tym momencie jest to nie tylko usługa gastronomiczna, ale też skuteczne narzędzie marketingu. Organizatorzy konstruują menu w taki sposób, by oczarować uczestników. Od kilku lat na konferencjach coraz mocniej akcentowana jest zdrowa żywność. Standardowa przerwa kawowa może coraz częściej zawierać miskę świeżych owoców i wyciskanych soków zamiast ciastek.

W związku z ciągłym wzrostem świadomości konieczności ochrony środowiska naturalnego, specjaliści przewidują, że w tym roku na topie będą wydarzenia wsparte społeczną odpowiedzialnością biznesu (ang. CSR). Organizatorzy konferencji i spotkań będą wplatali projekty proekologiczne i prospołeczne do swoich przedsięwzięć. Przykładowo pozostała po spotkaniu żywność może być oddawana potrzebującym zamiast po prostu wyrzucana.

Nowy rok, nowe wyzwania

Co w najbliższych miesiącach może jednak stanowić największe wyzwanie dla rynku spotkań? Amerykański portal branżowy Succesful Meetings pod koniec minionego roku postanowił rozesłać ankietę z takim pytaniem do organizatorów spotkań i właścicieli obiektów. Wyniki wykazały, że ponad połowa respondentów za kluczowy problem wskazała planowanie wysokich jakościowo spotkań w ramach ograniczonego budżetu (59%), dostarczanie wartościowych treści na szkoleniu (54%) i zabezpieczenie odpowiedniego zwrotu z organizacji przedsięwzięcia (52%).

Z kolei największymi wyzwaniami technicznymi 2018 roku dla większości organizatorów będzie wybór technologii, która najlepiej sprawdzi się na spotkaniach (62%) i jej skuteczne zastosowanie (53%). Pomimo faktu, że bezprzewodowy internet w salach jest już standardem, to wielu respondentom wciąż sprawia trudności zapewnienie wystarczająco mocnego sygnału WiFi dla wszystkich uczestników wydarzenia.

Więcej o trendach z rynku spotkań przeczytasz tutaj.

Autor
Łukasz Nowak