SmartRooms - czy ołówek i papierowy kalendarz odejdą do lamusa?

Ostatnia aktualizacja:  
31/5/2017
Na rynku pojawiło się narzędzie, które może wspomóc zarządzanie rezerwacjami sal szkoleniowych. Jest nim system SmartRooms.

Wynajmowanie sal szkoleniowych w tradycyjny sposób wiąże się z odbieraniem setek telefonów i odświeżaniem skrzynki mailowej w oczekiwaniu na nowe zapytania. Podstawowym narzędziem w rękach właściciela, pozwalającym porządkować napływający potok informacji najczęściej bywa ołówek i kalendarz. Co jednak, gdy tradycyjne metody nie wystarczają lub przez osobistą obsługę klienta brakuje nam czasu na inne czynności?

Odpowiedź na potrzeby właścicieli sal znaleźli twórcy SmartRooms. Jest to system ERP (ang. Enterprise Resource Planning), czyli narzędzie informatyczne, służące do zarządzania przedsiębiorstwem - w tym wypadku dopasowane do potrzeb firm, wynajmujących sale szkoleniowe i konferencyjne. SmartRooms jest umieszczony w chmurze, dlatego nie trzeba niczego instalować na urządzeniu. Wystarczy wejść przez przeglądarkę na stronę internetową systemu.

Jakie możliwości daje SmartRooms?

SmartRooms daje subskrybentom dostęp do widoku właściciela obiektu, gdzie znajduje się funkcjonalny kalendarz oraz widok rezerwacji i zamówień. Firma dostaje także swój link dedykowany, który może udostępnić klientom np. na swojej stronie internetowej. Po kliknięciu w odnośnik każda osoba, szukająca sali, jest w stanie przeglądać pełną ofertę danego obiektu oraz dokonać rezerwacji bezpośrednio przez system. Zamówienie pojawia się na kalendarzu właściciela. Z tego miejsca może kompleksowo nim zarządzać. Po zakończonym wynajmie właściciel może wygenerować w SmartRooms fakturę w oparciu o dane, które wprowadził klient. System umożliwia także synchronizację z kalendarzem Google.

Fot. smartrooms.pro

SmartRooms skierowany jest nie tylko do właścicieli sal. Jakie funkcję mają do dyspozycji klienci? Przede wszystkim możliwość składania zamówień bezpośrednio przez system. Po dokonaniu rezerwacji użytkownik dostaje także specjalnie wygenerowane vouchery. Jeden z nich zawiera datę, godzinę, miejsce  spotkania i wskazówki dojazdu, który następnie może rozesłać uczestnikom szkolenia. Drugi jest dla osobistej informacji klienta i znajduje się w nim więcej szczegółów, dotyczących wynajmu. Użytkownik systemu ma także możliwość wystawienia opinii po zakończonym wynajmie.

System dostępny jest dla firm w formie płatnej subskrypcji, różniącej się kwotą w zależności od ilości posiadanych sal i dodatkowych modułów.

Autor
Łukasz Nowak