Biznes od zawsze współpracował z branżą spotkań, mimo że wtedy nie była ona tak nazywana. Każda rozmowa, negocjacja czy transakcja opiera się na spotkaniu ludzi i dialogu - a ten zawsze ma określony czas i miejsce. Obecnie żadna firma funkcjonująca na rynku nie jest w stanie działać bez przeprowadzania spotkań. Meetingi zarządu, negocjacje handlowe czy rekrutacja pracowników - to rodzaje spotkań biznesowych, które istotnie wpływają na to, jak przedsiębiorstwo się rozwija. By zadbać ich pomyślność, należy je przeprowadzać w odpowiedniej, biznesowej scenerii.

Dlaczego nie w biurze?

Duże znaczenie w przypadku spotkań ma zatem wygląd pomieszczenia oraz jego lokalizacja na mapie miasta. Każda firma w świetle prawa musi posiadać siedzibę. Wiele przedsiębiorstw ma swoje biura w dzielnicach oddalonych od centrum. Jest to charakterystyczne zarówno dla dużych korporacji, jak i małych firm, które wykupiły lokal biurowy na obrzeżach miasta z uwagi na niskie koszty. Wówczas dotarcie we właściwe miejsce może stanowić problem dla kontrahentów.

W biurach można oczywiście zorganizować niektóre spotkania, np. rekrutacyjne, niewielkie szkolenia (BHP), jednak nie zawsze jest to możliwe. Małe firmy i startupy mogą nie posiadać odpowiedniego pomieszczenia lub sprzętu prezentacyjnego.

Jeśli istnieją podobne problemy, uniemożliwiające zorganizowanie meetingu w biurze, warto zastanowić się wówczas nad innym miejscem spotkania. Tutaj z pomocą przychodzą firmy z branży MICE, które zajmują się wynajmem obiektów i pomieszczeń wedle potrzeb klientów. Poniżej przedstawiamy listę rodzajów spotkań, które można z powodzeniem zorganizować w zarezerwowanej sali:

1. Spotkania w sprawie partnerstwa lub negocjacje z innymi firmami

W przypadku, kiedy ma dojść do negocjacji i transakcji z inną firmą, bardzo istotne jest pierwsze wrażenie, jakie wywrzemy na kontrahencie. Ma to swoje podłoże w psychologii społecznej oraz jest istotną metodą wywierania wpływu na innych. Pozytywne wrażenie mogą zniszczyć nawet drobne czynniki, np. nieprofesjonalne miejsce spotkania. Dlatego jeśli firma ma biuro daleko do centrum lub nie odpowiada ono standardom spotkań biznesowych, warto zastanowić się nad wynajmem sali na takie spotkanie.

Warto pamiętać o zapewnieniu prywatności i poufności podczas takiego spotkania. Na potrzeby negocjacji najlepsze są gabinety, które posiadają niewielki ekran lub rzutnik, umożliwiający wyświetlenie prezentacji, statystyk, prognoz finansowych lub marketingowych itp.

2. Spotkania fokusowe z klientami

Są to wywiady grupowe z osobami, korzystającymi z produktów lub usług firmy. Ich celem jest pozyskanie opinii klientów na konkretny temat, np. uwag o designie wyrobu. Jeśli chcemy wprowadzić nowy produkt na rynek, możemy najpierw skonsultować to z jego potencjalnymi nabywcami. Sesje fokusowe są organizowane głównie przez duże korporacje i przedsiębiorstwa z osobnymi działami marketingu, które w szeroki sposób chcą badać zadowolenie klientów.

Podczas organizowania wywiadu warto wziąć pod uwagę wszystkie czynniki, które mogą odbijać się na komentarzach i emocjach zaproszonych osób. Lokalizacja takiego spotkania może istotnie wpływać na treść wypowiedzi, dlatego nie powinno się ich przeprowadzać w dużych biurowcach firmowych. Wówczas sama atmosfera miejsca może przekładać się na opinie o dyskutowanym produkcie. Z tego powodu najlepiej organizować takie spotkania w neutralnym miejscu lub lokalizacji, w której często przebywają sami klienci. W dużym biurze, szczególnie z układem open space, kolejną przeszkodę może stanowić wysoki poziom hałasu. Wynajmując pomieszczenie w zewnętrznej firmie zapewniamy uczestnikom spotkania fokusowego warunki, w których mogą w pełni skupić się na omawianym produkcie.

W zależności od ilości uczestników można zastanowić się nad odpowiedniej sali. Grupy fokusowe liczą zwykle od 6 do 12 osób. Na potrzeby takiego spotkania polecamy salę o powierzchni od 15 do 25 metrów kwadratowych. Za takie pomieszczenie zapłacimy średnio 35 - 50 zł netto za godzinę w zależności od miasta i lokalizacji.

3. Rozmowy rekrutacyjne

O ile nie każda firma musi organizować sesje fokusowe, to trudno wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które mogłoby się obyć bez rozmów kwalifikacyjnych. Miejsce spotkania rekrutacyjnego, podobnie jak negocjacji B2B, powinno zapewniać prywatność i poufność. Lepiej nie przeprowadzać takiego meetingu w kawiarni lub innym miejscu publicznym.

Tutaj też liczy się pierwsze wrażenie, które może źle wpłynąć na wizerunek firmy, gdy kandydat zostanie podjęty w nieodpowiednim biurze. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada w miarę neutralnego, niewielkiego pomieszczenia, które mogłoby stanowić wizytówkę firmy, warto przenieść rekrutację do zarezerwowanych gabinetów - ich ceny wynoszą około 25 - 30 zł netto za godzinę, lecz mogą się trochę różnić w zależności od miasta.

Czasami również duże firmy potrzebują zewnętrznego miejsca na spotkania rekrutacyjne, np. w przypadku zastąpienia konkretnego pracownika inną osobą. By utrzymać poufność rozmowy kwalifikacyjnej, musi się ona odbyć poza biurem.