Prawie każdy, kto prowadzi spotkania biznesowe czy szkoleniowe, doświadczył sytuacji, kiedy stając przed słuchaczami okazywało się, że jego świetnie przygotowana prezentacja nie działa z powodu problemów technicznych. Slajdy, które bez problemu wyświetlały się na firmowym laptopie, nie współpracują ze sprzętem, który zastaliśmy w wynajętej na tę okazję sali konferencyjnej.

‍

Jak wynika z raportu „The Meeting Stress Test”, przygotowanego przez niezależną agencję Vanson Bourne, 87% prezenterów doświadczyło stresu, wynikającego z problemów sprzętowych. Dwie trzecie z nich regularnie styka się z usterkami. Takie sytuacje stresowe mają negatywny wpływ nie tylko na samych pracowników, ale też na działalność przedsiębiorstw.

Gdy technologia zawodzi

Najczęstszym problemem technicznym w salach konferencyjnych jest współdzielenie ekranu i wyświetlanie prezentacji z komputera za pośrednictwem rzutnika. Dużo kłopotów sprawia także odnalezienie odpowiednich kabli do sprzętu obecnego w  pomieszczeniach.

Badania agencji wskazały najczęstsze sposoby radzenia sobie ze stresującą technologią w salach. Dwie trzecie prezenterów w przypadku problemów technicznych próbowało samemu naprawić usterkę. Pięćdziesiąt procent kontaktowało się w tej sprawie z serwisem IT, natomiast 29% rezygnowało całkowicie z korzystania ze sprzętu i przechodziło do planu awaryjnego. Nieliczne osoby przekładały z tego powodu spotkanie na inny termin.

Co tracimy na walce ze sprzętem?

‍

W wyniku problemów technicznych podczas spotkań prawie jedna czwarta firm miała kłopoty z terminowością swoich zadań i musiała przesuwać ustalone wcześniej deadline’y. Trzynaście procent prezenterów straciło szansę na premię i inne korzyści personalne. Badania wykazały także, że 12% firm popadło w stan kryzysowy przez walkę ze sprzętem na spotkaniach biznesowych. Z powodu niedziałającej techniki skraca się także czas samych spotkań. Wyniki wskazują na mocną zależność, pomiędzy problematyczną technologią a funkcjonowaniem i reputacją przedsiębiorstw. Oprócz negatywnych konsekwencji dla działalności zawodowej warto także pamiętać o wpływie stresu na zdrowie człowieka.

Zdecydowana większość spośród osób prowadzących spotkania (aż 88% badanych) poważnie traktuje możliwe kłopoty techniczne podczas konferencji i przygotowuje się na wypadek usterki. Połowa prezenterów posiada sporządza wcześniej na papierze plan prezentacji, 47% kontaktuje się uprzednio z serwisem IT. Duża część prezenterów sprawdza sprzęt dostępny w sali przed spotkaniem. Innym sposobem jest przyniesienie ze sobą zapasowego urządzenia.

Firmy, wynajmujące sale szkoleniowe powinny starać się zapewniać swoim klientom bezawaryjny sprzęt konferencyjny. Zwraca na to uwagę Lieven Bertier z firmy Clickshare: „Inwestowanie w technologię, która działa po wciśnięciu jednego przycisku może zredukować stres pracowników. Kiedy możliwe jest proste współdzielenie ekranu i współpraca, biznes staje się efektywniejszy”.