Udział w meetingu może być czasami obarczony dużą odpowiedzialnością - szczególnie, jeśli jesteś osobą prowadzącą. Trenerzy i prelegenci często przyznają, że niezależnie od doświadczenia na każdym spotkaniu może dopaść nas stres. Podobnie jest w przypadku meetingów firmowych i osób, które są odpowiedzialne za pewien segment działalności przedsiębiorstwa, choć tak naprawdę może on dotyczyć każdego.

Czym w ogóle jest stres?

Pojęcie stresu powstało nie tak dawno, bo dopiero w 1949 roku. Jego autorem jest węgierski fizyk Hans Selye, który poświęcił tej tematyce całą swoją działalność naukową. Napisał 32 książki, które dogłębnie opisują stres. W jednej z nich stwierdził, że "stres w zdrowiu i chorobie jest medycznie, socjologicznie i filozoficznie najbardziej wyrazistym przymiotem ludzkości jaki mogę sobie wyobrazić".

Według definicji brytyjskiej agendy Health and Safety Executive, stres to niekorzystna reakcja na nadmierną presję lub inne rodzaje wymagań. Badania potwierdzają, że w zbyt dużych ilościach może obniżać efektywność naszej pracy. Oszacowano, że w 2001 roku w Wielkiej Brytanii z powodu nadmiernego stresu i depresji stracono łącznie 13,4 miliona dni roboczych.

Stres to nie tylko niepokój, rozdrażnienie, częste zmiany nastrojów czy spadek produktywności. Z tym zjawiskiem wiążą się także niekorzystne objawy somatyczne. Kto z nas nie dostał nigdy bólu głowy z powodu trudnej sytuacji? Oprócz tego może wystąpić m. in: zawężenie pola widzenia, bóle brzucha i problemy trawienne, pulsowanie w uszach, palpitacje serca. W skrajnych przypadkach mogą pojawiać się omdlenia lub astma.

Zamień dystres w eustres

Powyższy opis dotyczy jednak tylko jednego rodzaju stresu - tego niekorzystnego, zwanego dystresem. Badacze odkryli jednak, że stres w niewielkich ilościach może być czynnikiem pobudzającym do aktywności i wzmożonego wysiłku oraz poprawiać naszą produktywność. By korzystać z zalet tzw. eustresu, musi być on krótkotrwały, a zadanie, które jest z nim związane być wykonalne.

Stres przed długotrwałymi lub trudnymi spotkaniami można obniżać, by stał się dla nas czynnikiem motywującym, a nie przeszkadzającym. Co zrobić, by osiągnąć sukces na meetingu i nie dać porwać się nerwom?

Przygotuj się do spotkania

Odpowiednie przygotowanie do tematu jest kluczem do radzenia sobie z niepewnością. Jego brak zwiększa na ilość popełnianych błędów. Warto pamiętać, że z każdą pomyłką podczas przemówienia nasza pewność siebie maleje, a stres - rośnie. Podobnie jest z sytuacjami, których nie przewidzieliśmy - znalezienie rozwiązania w locie może nas kosztować wiele nerwów. Z tego powodu należy przed spotkaniem rozważyć wszystko, co może pójść nie tak. Niedziałający sprzęt do prezentacji? Wystarczy, że zastanowisz się przez chwilę się nad tym dzień wcześniej.

Jeżeli wygłaszasz prezentację na spotkaniu - przygotuj scenariusz, który będzie zawierał najważniejsze punkty. Gdyby stres dopadł Cię w trakcie przemowy, dzięki takiej awaryjnej kartce nie zapomnisz, o czym masz mówić i do jakiego wniosku zmierzasz. Poćwicz przed spotkaniem - pomoże to zorganizować myśli i sprawi, że najważniejsze kwestie nie umkną na miejscu.

Wybierz odpowiednie miejsce

Jeżeli tylko masz wpływ na wybór miejsca spotkania - zorganizuj go w wygodnym, przestronnym pomieszczeniu. Jeśli masz przeprowadzić meeting firmowy, a w biurze brak odpowiedniej przestrzeni - nie wahaj się wynająć sali. Możesz także spróbować w biurze coworkingowym - zwykle istnieje możliwość wynajęcia przestrzeni na jeden dzień lub kilka godzin.

Komfort i przyjazna atmosfera są czynnikami, które powinieneś rozważyć przy wyborze miejsca na spotkanie. Jednocześnie pomogą obniżyć poziom napięcia podczas meetingu. Jeżeli możesz, sprawdź wcześniej miejsce, w którym będzie spotkanie. Dzięki temu oswoisz się z otoczeniem i w dniu meetingu będzie Ci łatwiej zabierać głos.

Co zrobić, gdy stres zdążył nas dopaść?

Stres dopadł Cię w trakcie spotkania? Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, gdy czujesz już ucisk w głowie, drżenie rąk i zwiększone pocenie się, to odzyskać kontrolę nad sobą. Jeżeli jesteś w stanie, to wyjdź na chwilę do łazienki. Będąc samemu z daleka od oczu innych będzie Ci łatwiej uspokoić się, przywrócić prawidłowy oddech i zebrać myśli.