Walking meetings - kiedy rozmawiać w drodze?

Ostatnia aktualizacja:  
12/5/2017
Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że spotkania odbywają się w specjalnych salach konferencyjnych. Inna forma - walking meetings - okazuje się być zdrowsza dla naszego organizmu oraz wzmaga procesy myślowe. Kiedy warto spotykać się na zewnątrz, a kiedy lepiej pozostać w sali?

Wyniki badań udowadniają, że organizm człowieka nie jest przystosowany do ciągłego przebywania w jednej pozycji. Zbyt mało ruchu w trakcie dnia negatywnie wpływa na nasze ciało i samopoczucie - co także przekłada się na gorszy poziom skupienia w czasie pracy. Taki charakter ma głównie praca biurowa. Negatywne skutki długiego siedzenia w jednej pozycji dotyczą także osób często przebywających na spotkaniach biznesowych, konferencjach i szkoleniach.

Siedząca postawa w dłuższym czasie sprzyja krzywieniu się kręgosłupa (szczególnie, gdy siedzimy na krześle ze złym oparciem lub w nieprawidłowej pozycji). Ponadto w takiej pozycji nie korzystamy z całej objętości płuc podczas oddychania. Na te i inne czynniki jesteśmy narażeni podczas długotrwałego siedzenia. Co można zrobić, by zredukować negatywny wpływ na zdrowie i poprawić efektywność pracy na spotkaniach i szkoleniach?

Znaczenie ruchu

Ciekawym jest fakt, że wyniki badań warunków efektywnej nauki przez dzieci, dostosowania przestrzeni i formy zajęć do ich potrzeb na ogół nie są odnoszone do szkoleń i spotkań dla dorosłych.

Lekarze i pedagodzy podkreślają, że dzieci nie powinny siedzieć długo w klasie, gdyż obniża to ich koncentrację. By poprawić jej poziom, należy stosować niewielkie przerwy na aktywność fizyczną. 'Rozruszanie się' pozytywnie wpływa na efektywność nauki - pobudza krążenie, oczyszcza umysł i wzmaga koncentrację. Do szkół (szczególnie najmłodszych klas szkół podstawowych) wprowadzane są wciąż nowe pomysły na aktywizację uczniów - nie mówiąc o fakcie, że jednym z przedmiotów szkolnych są zajęcia fizycznie, gdzie młodzież ma możliwość przez 45 minut rozruszać ciało.

Niestety te ustalenia rzadko kiedy odnoszą się do spotkań firmowych i szkoleń. Uczestnicy zwykle siedzą przy stole lub w rzędach i jedyną ich aktywnością jest słuchanie prelegenta. Steve Boyle, współzałożyciel amerykańskiego związku National Association of Physical Literacy stwierdził, że dzieci nie są przystosowane do siedzenia przez cały dzień i przyswajania informacji - dorośli również.

Zalety walking meetings

Niektóre spotkania - wbrew powszechnemu przekonaniu - wcale nie muszą być przeprowadzane w sali konferencyjnej, a uczestnicy nie muszą siedzieć w bezruchu. Z pomocą przychodzą tzw. walking meetings, czyli rozmowy w trakcie przechadzki poza scenerią biurową czy konferencyjną. Jakie są zalety takich spotkań 'w drodze'?

Wyjście z sali na spacer poprawia krążenie człowieka. Wzmacnia przepływ krwi do mózgu, a to oznacza zwiększoną koncentrację. Dzięki dynamizmowi przemieszczania się jesteśmy w stanie bardziej zadaniowo podchodzić do pojawiających się przed nami problemów.

Niewątpliwą zaletą walking meetings jest to, że uczestnicy spotkania są bardziej zaktywizowani i chętni do konwersacji. Spotkanie poza biurem sprawia, że są oni oderwani od typowych dla scenerii biznesowej rozpraszaczy (np. wciąż przychodzących maili).

Spacer połączony z rozmową jest dobrą opcją dla osób nieśmiałych, gdyż taka forma spotkania pozwala na mniejszą ilość kontaktów wzrokowych - stwarza zatem warunki do bardziej osobistej konwersacji. Dyskusja podczas chodzenia przełamuje formalności pomiędzy osobami, dlatego 'walking meetings' mogą być z powodzeniem wykorzystywane w coachingu.

Walking meetings dobrze sprawdzają się, gdy planujemy zorganizować burzę mózgów. Poczucie ruchu, przemieszczanie się, może przynieść nowe, świeże pomysły. W większym stopniu pozwala na czerpanie inspiracji z otoczenia niż ciągłe siedzenie w tym samym pomieszczeniu. Marily Oppezzo i Daniel Schwartz, naukowcy związani z uniwersytetem w Stanford, w swoim artykule dla Journal of Experimental Psychology  podkreślają, że 'chodzenie otwiera wolny przepływ idei'.

Moda na walking meetings?

Walking meetings stały się nie tylko praktycznym sposobem na organizację niektórych spotkań, ale także swoistą modą. Rozmowy podczas spacerów zamiast tych w salach konferencyjnych preferują innowatorzy z dziedziny nowych mediów (m.in. Mark Zuckerberg, twórca Facebooka oraz Jack Dorsey, współzałożyciel Twittera). Ponadto ten sposób konwersacji woli były prezydent Stanów Zjednoczonych Barack Obama.

Kiedy lepiej pozostać w sali?

Walking meetings, pomimo swoich zalet związanych ze zwiększeniem aktywności fizycznej oraz wzmacnianiu kreatywnego myślenia, posiadają ograniczenia, które uniemożliwiają stosowanie ich przy niektórych typach spotkań. Kiedy do przeprowadzenia meetingu musimy korzystać z pliku dokumentów lub notować, lepszym wyborem będzie odpowiednia sala konferencyjna.

Podczas rozmowy poza salą jesteśmy również ograniczeni sprzętowo. Gdy do przedstawienia problemu potrzebujemy narzędzi, takich jak flipchart, tablica lub rzutnik, powinniśmy odpuścić sobie ten rodzaj spotkania.

Badania wykazały także, że konwencjonalne spotkania są o wiele efektywniejsze, gdy istnieje tylko jeden sposób rozwiązania danego problemu. W pomieszczeniu jesteśmy w stanie lepiej analizować zagadnienia, natomiast podczas spaceru - pozwalamy myślom płynąć, co sprzyja kreacji.

Także spotkania, poruszające poważne tematy lub meetingi biznesowe (np. rozmowa o pracę) powinny być przeprowadzane w profesjonalnej biurowej scenerii. W tym przypadku lepiej pozostać w odpowiednim pomieszczeniu.

Autor
Łukasz Nowak