Wynajem sal w weekendy - czy się opłaca?

Ostatnia aktualizacja:  
16/2/2018
Perspektywa pomnożenia zysków, więcej klientów i lepsza konkurencyjność na rynku. Działalność w weekendy i poza godzinami ma swoje plusy. Jaki jest jednak ich koszt?

Każdy właściciel sal szkoleniowych i konferencyjnych lub biur coworkingowych w pewnym momencie zastanawia się, czy z jego perspektywy opłacalne byłoby rozszerzenie godzin wynajmu. Po kilkudziesięciu mailach i telefonach z zapytaniami o wynajem pomieszczenia w weekend dochodzi do wniosku, że odmawianie potencjalnym klientom przynosi podwójne straty - nie dość, że przepada zysk z sali, która i tak stoi wtedy pusta, to osoba od nas odchodzi - co niekorzystnie rzutuje na firmę, szczególnie przy dużej konkurencji.

A jest z kim przegrać - w wymiarze globalnym cała branża oferuje ponad 100 tysięcy sal konferencyjnych i biur coworkingowych, generujących około 65 miliardów dolarów dochodu. Oczywiście klient, próbujący wynająć pomieszczenie we Wrocławiu nie będzie zainteresowany ofertą firm ze Stanów Zjednoczonych, ale warto pamiętać, że większość przedsiębiorstw z tego sektora skupiona jest w dużych miastach - także polskich.

Dlaczego klient nie rezerwuje?

Większość firm z branży wynajmu sal posiada zbliżony sposób rezerwacji patrząc z punktu widzenia klienta. Niezależnie od rozmiaru pomieszczenia czy jego przeznaczenia, proces wygląda ponownie -poprzez zapytanie drogą mailową lub telefoniczną.

Raport, przeprowadzony przez amerykańską firmę Davinci wykazał, że blisko jedna trzecia klientów podejmuje decyzję o wynajmie sali w przedziale od dwóch do siedmiu dni. Podobny, trochę mniejszy procent potrzebuje więcej, niż tydzień, by zarezerwować pomieszczenie. Klienci, którzy decydują się w tym samym dniu lub dzień później stanowią aż 40 procent wszystkich rezerwujących.

Dane dotyczą jednak tylko klientów ze sfinalizowaną rezerwacją. Co natomiast z tymi, którzy zrezygnowali z oferty? Istnieją różne powody. Raport wskazuje, że część z nich wynika np. z braku możliwości wynajmu w konkretnym dniu. Badania potwierdziły, że drugim najczęściej przytaczanym powodem rezygnacji z wynajmu jest niemożność rezerwacji w weekendy. Ponadto na czwartym miejscu znalazły się zapytania o rezerwacje poza godzinami otwarcia w dni robocze.

Rynek, na którym decyduje klient

- Moje doświadczenie pokazało, że większość tradycyjnych operatorów centrów biznesowych wciąż tkwi w przekonaniu, że biznes toczy się w godzinach 9 - 17 - mówi Martin Senn, prezes Davinci Virtual Office Solutions, amerykańskiej firmy wynajmującej pomieszczenia biurowe - Jednak biznes przestał funkcjonować w ten sposób. Jeśli chcesz konkurować na dzisiejszym rynku, który jest w całości zorientowany na klienta, to musisz mu dostarczać tego, czego właśnie szuka - w innym wypadku znajdzie to gdzieś indziej - dodaje.

Raport wskazuje także inne potrzeby, formułowane przez klienta na rynku wynajmu sal. Są to m.in. umożliwienie wynajmu sal po godzinach biurowych oraz w weekendy, większe sale i rozwinięte usługi cateringowe.

Stracone zyski

Jakie zyski omijają firmę, która decyduje się na pracę tylko w godzinach biurowych przez pięć dni w tygodniu? Raport Davinci wskazuje, że poprzez zmianę czasu pracy właściciele sal konferencyjnych i przestrzeni biurowych są w stanie zwiększyć swoje dochody o 10-20%.

Wynika to nie tylko ze zwiększonej liczby rezerwacji, ale też z faktu, że na wynajem weekendowy firmy określają wyższe stawki. Jak mówi Martin Senn - klienci dzisiaj nie oczekują, że koszt wynajmu poza biurowymi godzinami oraz w soboty i niedziele będzie taki sam, jak w "zwykłym" czasie. Podkreśla, że ich partnerzy ustalają stawki wyższe nawet o 50% w porównaniu do czasu biurowego. Klienci zgadzają się na te warunki, bo mają świadomość, że nikt inny nie zaoferuje im możliwości wynajmu sali w takich dniach i godzinach.

Raport Davinci wykazał także zależność, pomiędzy weekendowymi rezerwacjami i czasem trwania meetingu. Klienci, którzy potrzebują sale pod koniec tygodnia zwykle wynajmują ją na dłużej. Ponadto klienci szukają wtedy większych sal, odpowiednich dla przygotowywanych przez nich szkoleń, warsztatów czy eventów oraz obsługi cateringowej. To wszystko wpływa na wysoką wartość takiej rezerwacji i większe zyski dla firmy z realizacji takiego zamówienia.

Ile to kosztuje?

Zysk, wynikający z rozszerzenia godzin działalności jest jednak okupiony pewnymi kosztami. Główny z nich to obsługa. Zawiera się w nim wynagrodzenie dla osoby, która po godzinach i w weekendy będzie na miejscu, zaopatrzenie oraz media.

Przed przejściem na funkcjonowanie we wszystkie dni tygodnia, warto zastanowić się, czy do tej pory otrzymywaliśmy zapytania o rezerwację w soboty i niedziele? Czy inne firmy działające w mieście udostępniają swoim klientom sale w weekendy? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo ważne, gdyż docelowo oprócz zwiększenia przychodów działanie poza godzinami biurowymi ma zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku. By rozszerzenie działalności na wszystkie dni tygodnia miało sens, musimy mieć pewność, że zyski z rezerwacji weekendowych i poza godzinami biurowymi są w stanie zrekompensować w dłuższym okresie koszty tego przedsięwzięcia.

Elastyczność i automatyka

Inną opcją, którą warto rozważyć, jest otwieranie sal tylko w te weekendy, na które zostało złożone zamówienie klienckie. Ta metoda ogranicza koszta, które musielibyśmy ponieść w przypadku pełnego przejścia na tryb siedmiodniowy, jednak wymaga elastyczności od pracownika. W zależności od tego, czy sala została wynajęta, musiałby pojawiać się w pracy. Takie rozwiązanie sprawdza się w przypadku okazjonalnych wynajmów weekendowych - gdy wiemy, że rezerwacje nie pokryją kosztów normalnego funkcjonowania w soboty i niedziele, ale nie chcemy tracić potencjalnych klientów.

Warto jednak pozostawić możliwość rezerwacji sali w dowolny dzień, także w weekendy. Można to uzyskać poprzez udostępnienie klientom platformy do rezerwacji sali w czasie rzeczywistym, funkcjonującej niezależnie od standardowych godzin roboczych i dni tygodnia. Badania  Davinci wykazały, że firmy, posiadające opcję rezerwacji sali online w czasie rzeczywistym mają o 49% większy współczynnik rezerwacji niż przedsiębiorstwa bez tej opcji.

Autor
Łukasz Nowak