Wynajem sali czy telekonferencja?

Ostatnia aktualizacja:  
16/2/2018
Czy telekonferencje są w stanie całkowicie zastąpić rzeczywiste spotkania w salach? Jakie są zalety i wady wynajmowania pomieszczeń?

Rozwój sieci w ostatnich latach spowodował, że streaming video z różnych źródeł jednocześnie stał się możliwy. Programy, takie jak Skype, TrueConf czy Messenger pozwalają na tworzenie wideokonferencji z wieloma uczestnikami przez internet. Patrząc na projekt Microsoftu można stwierdzić, że w przyszłości spotkania będą przeprowadzane przy wykorzystaniu wirtualnej rzeczywistości i hologramów. Jakie są zatem korzyści wynikające z organizowania konferencji przez internet?

Oszczędź czas i pieniądze przy telekonferencji

Spotkania na odległość mają istotną zaletę – nie trzeba zbierać wszystkich uczestników w jednej sali. Wszyscy są w stanie pracować i śledzić przebieg spotkania z praktycznie każdego miejsca, w którym jest dostęp do sieci. Elastyczność telekonferencji sprawia, że nie trzeba zajmować się wynajmem i przygotowaniem spotkani w taki sposób, by wszyscy mogli przybyć. Wystarczy ustalić wspólną godzinę rozpoczęcia meetingu i program, który będzie wykorzystany do przeprowadzenia konferencji.

Żeby być obecnym na spotkaniu uczestnicy nie muszą przemieszczać się po mieście lub kraju i wydawać pieniędzy na transport. Oznacza to znaczną oszczędność pieniędzy jak i czasu, który byłby przeznaczony na dojazdy.

Telekonferencja bez sprzętu?

Przed podjęciem decyzji o zorganizowaniu telekonferencji, warto wziąć pod uwagę fakt, że technologia czasami bywa zawodna. Awaria może znacząco utrudnić spotkanie, opóźnić je o kilka godzin lub w skrajnych przypadkach nawet uniemożliwić. Przykładowo powolne łącze internetowe sprawi, że obraz i dźwięk będą się zacinały - co jest niepotrzebną stratą czasu.

Warto pamiętać o bezpieczeństwie poufnych danych w przypadku pracy przez internet. Łącząc się z siecią poprzez niezaufane punkty Wi-Fi w miejscach publicznych (np. w kawiarniach) istnieje ryzyko wycieku poufnych informacji.

Telekoferencja z dużymi grupami

Telekonferencje rzadko sprawdzają się przy większych grupach. Duża liczba uczestników i brak kontaktu fizycznego może powodować chaos. Przykładem jest częste przerywanie wypowiedzi, bo przez telefon lub komputer trudno jednoznacznie określić, kiedy ktoś inny skończył mówić. Przy dużych grupach może nie być jasne kto mówi, jeśli nie znamy wszystkich uczestników. Niektórzy mogą posiadać mniejsze umiejętności obsługi komputera niż pozostali, co przełoży się na problemy z pełnym uczestniczeniem w spotkaniu.

Więcej niż tysiąc słów

Jedną z głównych zalet spotkań w salach jest możliwość kontaktu twarzą w twarz ze wszystkimi uczestnikami. Bezpośredni kontakt daje nam możliwość korzystania z o wiele bogatszej komunikacji. Tylko w taki sposób można przekazywać wszystkie komunikaty niewerbalne, czyli pozajęzykowe. Profesor psychologii z amerykańskiego MIT, Albert Mehrabian ustalił, że 55% komunikatu przekazywane jest poprzez komunikację niewerbalną.

Bogatsza gama komunikacyjna na spotkaniu oznacza więcej możliwości motywowania i wpływania na uczestników spotkania. Przebywając razem w jednym pomieszczeniu można lepiej kontrolować przebieg pracy oraz eliminować elementy rozpraszające. Nie da się tego uzyskać w przypadku telekonferencji lub czatu video przez internet, gdyż nie wiemy, czy dana osoba nie zajmuje się czymś jeszcze. Kamera pozwala jedynie na obserwowanie fragmentu jego stanowiska. Nie mamy pewności, czy obok nie leży np. książka, do której co chwilę zerka. Pracując w jednym pomieszczeniu mamy pewność, że wszyscy uczestnicy są jednakowo skoncentrowani na temacie. Na spotkaniu w sali możemy także poprosić uczestników o wyłączenie telefonów.

Spotkania w sali pozwalają na łatwiejsze śledzenie przebiegu spotkania, szczególnie przy większych grupach. To, co stanowi istotny problem konferencji przez internet, w przypadku realnych meetingów jest czymś normalnym.

Spotkania „na żywo” są także mniej narażone na awarię sprzętu. Problemy z technologią nie stanowią dużej przeszkody w prowadzeniu konferencji – zawsze można zrezygnować i poprowadzić spotkanie korzystając z planu „B”. Wyjątek stanowią tu meetingi, które opierają się w głównej mierze na prezentacji komputerowej. Jeżeli nie jesteśmy w stanie pokazać kluczowych danych statystycznych lub gotowego projektu zapisanego w pamięci komputera, to takie spotkanie może stracić sens.

Na żywo i przez internet

W niektórych przypadkach warto rozważyć pomysł połączenia wynajmu sali oraz zorganizowania wideokonferencji. Takie rozwiązanie sprawdza się, gdy zgromadzimy większość grupy w sali, natomiast osoby, które nie byłyby w stanie pojawić się na spotkaniu mogą uczestniczyć poprzez komputer. Osoby spoza pomieszczenia mogą wówczas w łatwy sposób śledzić spotkanie na jednym ekranie i włączyć się do dyskusji.

Autor
Łukasz Nowak