Jedna prezentacja po drugiej. Piętnaście minut – z zegarkiem w ręku. Slajdy przesuwające się na rzutniku. Mówi tylko jedna osoba, reszta siedzi na widowni i, niekiedy, słucha. Jeśli jakakolwiek dyskusja z prelegentem ma być możliwa, to na koniec, najczęściej po wszystkich prezentacjach.

Taki obraz konferencji staje się powoli przeszłością. Prelegenci zaczynają oczekiwać, a nawet wymagać, mniej formalnych warunków, podkreślenia wzajemnej współpracy i możliwości dyskusji, przy tym innowacyjnych rozwiązań technicznych. Mark Cooper, założyciel International Association of Conference Centres (IACC) mówi wręcz o zmianie kulturowej widocznej, między innymi, w sposobach organizowania spotkań formalnych. Firmy rezygnują z podziału hierarchicznego, zwracając uwagę na pomysły, które proponują wszyscy pracownicy, bez względu na staż, czy stanowisko. Przy takim podejściu środowisko, w którym pracujemy i sposoby organizacji spotkań, również muszą ulec zmianie.

 Nudne sale urządzone na podobieństwo sal lekcyjnych w szkole, nie spełniają już potrzeb klientów.

Pokolenie Y

Ogromną rolę w tych zmianach odgrywają „millenialsi”, czyli ludzie urodzeni między rokiem 1980 a 1995 (niektórzy rozszerzają tę granicę do roku 2000). Często widzą rozwiązania technologiczne jako coś naturalnego, „przedłużenie prawej ręki”, źle postrzegają przestarzałe, niemodne już aplikacje, czy urządzenia. Swój punkt widzenia chętnie i sprawnie przedstawiają poprzez social media. Zamiast formalnych posiłków o konkretnej porze, w przerwie między prelekcjami na konferencji, wolą całodzienny dostęp do niewielkich przekąsek, oczywiście istotna jest też jakość jedzenia.

Jeśli chodzi o styl spotkań, preferują pogłębioną współpracę, bankietowe ustawienie stołów, a dobrym dodatkiem jest obecność konferansjera na scenie. Alastair Stewart, dyrektor zarządzający firmy etc.venues twierdzi, że obecność millenialsów na rynku organizacji konferencji sprawiła, że znacznie zwiększyło się zapotrzebowanie na usługi hotelarskie. Wysoki standard usług, zapewnienie transportu, dobrej jakości wyżywienia, a często też rozrywki w dzień wolny od spotkań i konferencji, to wymagania stawiane przez pokolenie Y.

Świeży powiew

Kolejną znaczącą zmianą w organizacji konferencji, niezależnie, czy w środku dużego miasta, czy na wsi, jest preferowanie mniej formalnego stylu spotkań, włączając w to spotkania w plenerze. Jeu Bressers, dyrektor hotelu Kapellerput, obejmującego teren 10 hektarów w południowej Holandii, z czego duża część służy klientom jako miejsce do spotkań w terenie, twierdzi, że musimy zacząć myśleć bardziej holistycznie i tworzyć miejsca, w których ludzie będą czuć się swobodnie zarówno w pracy, jak i podczas nauki. Miejsce spotkań powinno być czymś więcej niż kilkoma pokojami, sypialniami i projektorami. Nudne sale urządzone na podobieństwo sal lekcyjnych w szkole, nie spełniają już potrzeb klientów. Środowisko, w którym dzisiaj się pracuje powinno inspirować, potrzebujemy nietypowych, ekscytujących miejsc. Kluczem jest oryginalność, wychodzenie poza schemat. Organizując ludziom miejsce do pracy konkurujemy nie tylko z hotelami i centrami konferencyjnymi, ale też z nowoczesnymi biurami, gdzie spotkania połączone są z zabawą i kulturą. Dyrektor innowacyjnego holenderskiego hotelu podkreśla również, że nadal miejsca spotkań organizuje się w dosyć przestarzały sposób, nie zapewniając uczestnikom odpowiednich warunków do interakcji.

Najwięksi gracze na rynku organizacji spotkań formalnych i konferencji twierdzą zgodnie, że musimy przystosować się do zmian, których od nas wymaga nowa fala klientów. Ośrodki takie, jak Chateauform z Paryża, wspomniany wcześniej hotel Kapellerput, czy Convene ze Stanów Zjednoczonych, dostosowały i udoskonaliły standard świadczonych usług tak, by odpowiadał potrzebom millenialsów. Innowacyjna przestrzeń do spotkań, zorganizowana w mniej formalny sposób, pozwalająca na szerokie interakcje oraz kreatywną pracę; najnowsze rozwiązania techniczne, jasne pomieszczenia, miejsce do spotkań w plenerze oraz różnego typu atrakcje towarzyszące w tym czasie naszym klientom, pomogą zarówno im, jak i naszej firmie, czyniąc ją nowoczesną i bardziej konkurencyjną.