Trudno wyobrazić sobie dłuższe spotkanie bez chociażby jednej przerwy na posiłek lub energetyzującą kawę. Dobrze dobrany catering może znacząco wpłynąć na atmosferę meetingu, jednak powinno się go wybierać po ustaleniu charakteru spotkania, czasu trwania, miejsca i liczby uczestników. Co należy zatem wziąć pod uwagę i jakie opcje mamy do dyspozycji?

W zależności od tego jaki typ spotkania organizujemy i dla kogo, powinniśmy wybrać najbardziej odpowiedni rodzaj opcji cateringowej. Przykładowo grupa nieznanych sobie nawzajem osób może czuć się nieswojo na nieformalnej przerwie koktajlowej, co z kolei może być dobrą opcją na meeting firmowy.

Warto także wziąć pod uwagę miejsce meetingu. Firmy, które wynajmują sale na potrzeby spotkań i konferencji często oferują własną opcję cateringu przy rezerwacji pomieszczenia. Warto się wówczas dopytać o możliwą ofertę oraz cenę. Gdybyśmy jednak chcieli zamówić posiłek prosto od firmy dostarczającej posiłki, należy się najpierw zorientować, czy właściciel sal zezwala na zewnętrzny catering. W wielu przypadkach hotele również posiadają własną gastronomię.

Przy zamawianiu cateringu warto wziąć pod uwagę liczbę uczestników spotkania. Niektóre formy przerwy sprawdzają się lepiej w przypadku małych grup, inne - dla dużych. Jeżeli jednak myślimy o zwykłej przerwie kawowej, to nie musimy się tym martwić.

Przerwa koktajlowa

Gdy nie zależy nam na sutym posiłku, możemy zastanowić się nad przerwą koktajlową. Podczas niej ustawiany jest stolik z napojami i jedzeniem (zwykle pokrojonym na małe kawałki, co ułatwia nabieranie i jedzenie przy małej liczbie sztućców), a uczestnicy obsługują się samodzielnie. Sztućce i talerze zwykle są plastikowe, co niweluje koszty zmywania naczyń oraz dodatkowej obsługi. Nie ma miejsc siedzących. Mogą za to zostać rozstawione niewielkie stoliki barowe, pozwalające na postawienie kieliszków. Ze względu na małą ilość potrzebnego wyposażenia do przerwy koktajlowej potrzeba niewiele miejsca.

Podczas takiej przerwy punkt ciężkości zostaje przeniesiony na konwersację podczas posiłku. Ponadto dają one poczucie nieformalności. Z tego powodu dobrze się sprawdzają, gdy rozmówcy się znają. Jest to zatem dobra opcja na potrzeby meetingów firmowych.

Przerwa bufetowa

W przypadku przerwy bufetowej uczestnicy zasiadają do zastawionego stołu. Jest to opcja bardziej wygodna dla samych uczestników, jednak przez to zajmuje więcej miejsca, niż koktajlowa. Dobrze się sprawdza zatem, gdy liczba uczestników nie przekracza 50 osób. Nie ma jednak dodatkowej obsługi, a sztućce i naczynia również są jednorazowe, co zmniejsza koszty tej opcji. Ponadto menu można ograniczyć jedynie do posiłków na zimno.

Jak każdy posiłek przy stole jest on bardziej formalny, niż ten na stojąco. Nie ma jednak przypisanych miejsc, a uczestnicy mogą zmieniać krzesła.

Pełny lunch

Jest to najbardziej formalna opcja cateringowa. Zwykle serwowana jest w porze obiadowej i zawiera kilkudaniowy posiłek. Uczestnicy są obsługiwani przez kelnerów. Z tego powodu jest to najbardziej kosztowny rodzaj cateringu. Dobrze jednak sprawdza się w przypadku meetingów z klientami ze względu na oficjalną atmosferę.

W przypadku bogatszych wersji cateringowych warto pamiętać o tym, by menu dostosować do oczekiwań i potrzeb uczestników spotkania. Warto zadbać np. o to, by pojawiły się sałatki lub inne potrawy wegańskie. Dzięki temu osoby, które nie jedzą mięsa, nie pozostaną głodne.

Przerwa kawowa

Przerw kawowych, w przeciwieństwie do posiłków, może być nawet kilka w ciągu dnia. Zazwyczaj jest to stolik z kawą i herbatą do wyboru, a uczestnicy spotkania obsługują się sami. Często do przerwy kawowej dołączane są drobne przekąski, np. ciastka.