Zamiast sterylnych, nudnych, nazbyt oficjalnie zorganizowanych pomieszczeń, preferuje się dzisiaj przytulną przestrzeń, w której goście poczują się swobodnie. Jednym z głównych elementów sprawiających, że Twój klient poczuje się niemal jak u siebie w domu, będzie przytulne umeblowanie. Dzięki temu oprócz pracy i nauki zapewniamy wygodę, relaks i swobodę działania, co sprzyja kreatywności Twoich gości oraz możliwości interakcji między nimi.
Firmy oferujące sale na wynajem organizują przestrzeń, w której uczestnicy spotkania mogą nawiązywać nawzajem ze sobą kontakt w przerwie pomiędzy prelekcjami, czy szkoleniami. Współpraca napędza kreatywność, stąd pomysł na pogłębienie interakcji pomiędzy gośćmi. Hotel Marriott w tym celu zastosował podłużne stoły z ustawionymi wokół wysokimi krzesłami barowymi dla 10 osób oraz kontaktami, które umożliwiały klientom naładowanie dowolnego urządzenia mobilnego. Dobrym pomysłem jest też zastosowanie wygodnych foteli, czy kanap, by rozluźnić atmosferę i uczynić ją tym bardziej zbliżoną do domowej. Warto zarezerwować również niewielką przestrzeń dla gości, którzy korzystając z przerwy chcą chwili prywatności, by wykonać telefon, sporządzić notatki, czy odpisać na maila.
Dostępność do dobrej jakości sprzętu audiowizualnego oraz możliwość równoczesnego nadawania dźwięku z obrazem na rzutniku, w odpowiednio do tego przygotowanym i oświetlonym pomieszczeniu. Zapewnienie tych rzeczy naszym klientom, wzbogaci zarówno ich prezentacje, jak i wideokonferencje.
Pozwolenie organizatorowi spotkania kontrolować środowisko, w którym pracuje, pozwoli zwiększyć jego produktywność, a tym samym zadowolenie z usług, jakie oferujemy. Najnowsze rozwiązania technologiczne pozwalają za pomocą urządzeń mobilnych kontrolować, między innymi, pracę rzutnika, komputera, oświetlenie, a nawet temperaturę, jaka panuje w sali. Jest to innowacyjne i przydatne rozwiązanie, które powinieneś rozważyć. Organizator konferencji, któremu wynajmujesz salę na pewno doceni fakt, że za pomocą kilku kliknięć na swoim smartfonie może w parę sekund rozjaśnić pomieszczenie, w którym pracuje i sprawnie przejść od wykładu do ogólnej dyskusji z uczestnikami spotkania.
Spędzenie całego dnia pracy w pomieszczeniu sztucznie oświetlonym może niekorzystnie wpływać na nasze samopoczucie czy produktywność. Promienie słoneczne pobudzają do działania. Warto zadbać o to, by jak najwięcej tych promieni trafiało do sali, którą wynajmujesz. Dobrym rozwiązaniem są ogromne okna zajmujące przestrzeń między podłogą a sufitem, często stosowane w nowym budownictwie.
Dzisiaj odchodzi się od nazywania sal samymi numerami, czy też zwyczajnie „sala szkoleniowa nr 3”, „sala konferencyjna”. Uczyńmy nasze sale czymś więcej. Podkreśl jakiś nietypowy aspekt Twojej sali. Może jest słoneczna, w kształcie sześcianu, wysoka albo z kwiecistymi motywami na jednej ze ścian?
Wielkomiejskie hotele stosują różne rozwiązania, by zapewnić swym klientom dostęp do otwartej przestrzeni. Patio, czy też taras, to dobre rozwiązania na przerwę w oficjalnym spotkaniu. Kilkanaście minut spędzonych na zewnątrz sprzyja dobremu samopoczuciu, interakcjom między Twoimi klientami, a ponadto zmniejszy ich poziom zmęczenia – tym bardziej, jeśli przy okazji zapewnisz serwis kawowy.
Skoro ma być jak najbardziej „domowo”, to przypomnij sobie, gdzie najlepiej prowadzi się rozmowy albo w którym miejscu Twojego domu goście zaproszeni na imprezę czują się najbardziej swobodnie. Niekoniecznie chodzi o to, by Twoi klienci musieli sami przygotowywać sobie posiłki, ale o to, by mogli spotkać się właśnie w kuchni, rozmawiając, odprężając się, jednocześnie mając styczność z personelem tam pracującym. Gwarantowana interakcja oraz swoboda w nawiązywaniu kontaktów.
W odniesieniu do badań przeprowadzonych przez American Express Meetings & Events Global Forecast, 73% organizatorów różnego typu spotkań oficjalnych wykazuje zapotrzebowanie na organizację swoich eventów w miejscach, które są zaprojektowane tak, by były przyjazne dla środowiska. Możliwość zagospodarowania w tym celu przestrzeni znajdującej się na zewnątrz, na świeżym powietrzu, będzie tutaj ciekawym rozwiązaniem.