Podobnie, jak w przypadku sali konferencyjnej i szkoleniowej, rezerwacja usługi cateringowej wymaga ustalenia zakresu wymaganej oferty, jej czasu oraz kosztów. Warto jednak zadać kilka dodatkowych pytań, które nie tylko da nam lepszy pogląd na usługi danego dostawcy, ale pozwolą w łatwiejszy sposób zarządzać zamówieniem.

Poniżej przedstawiamy listę najczęściej zadawanych pytań:

• Jaki rodzaj potraw Państwo serwujecie? Jaka jest Państwa specjalność? - Jeżeli przygotowujemy spotkanie z obiadem dla grupy, która z pewnych powodów nie je określonych potraw, warto zapytać,czy firma jest w stanie obsłużyć takie zamówienie. To samo dotyczy własnych propozycji na katering, które nie występują w standardowym menu firmy.
• Czy biorą Państwo zaliczkę za usługi? - Jest to istotne, gdy zamówienie jest większe lub dotyczy usługi kilkudniowej. Zwykle zaliczka nie podlega zwrotowi i wiąże się ściśle z firmowymi zasadami rezygnacji z zamówienia.
• Jakie są zasady anulowania zamówienia? - Istotną kwestią jest czas, w którym możemy przed wynajmem zmodyfikować lub całkowicie zrezygnować z usługi. W przypadku drobnych modyfikacji (np. liczby uczestników i potrzebnych obiadów) zmiany można dokonać nawet dzień przed wynajmem. Anulacja zamówienia (np. z powodu nieodbycia się konferencji/szkolenia) wymaga jednak zwykle wcześniejszej reakcji.
• Jaki jest rozmiar porcji dla pojedynczego uczestnika? - Ilość jedzenia przypadającego na pojedynczego uczestnika  jest ważnym elementem negocjacji. Warto porównać w tym zakresie oferty kilku firm.
• O której godzinie będzie podany posiłek? - W przypadku wynajmu całodniowego zwykle będzie to pora obiadowa, jednak gdy konferencja lub szkolenie odbywa się w niestandardowych godzinach - warto wcześniej ustalić ten szczegół. Przerwy kawowe zwykle są dostępne przez cały czas trwania spotkania.
• Czy mogę zabrać pozostałości ze stołu (np. ciastka, obiad dla brakującej osoby)? - Warto skorzystać z tej możliwości, gdy okaże się, że na spotkaniu pojawiło się mniej osób niż planowano.
• Czy zapewniają Państwo jednorazowe sztućce i talerze? - Plastikowe pojemniki i sztućce po posiłku wyrzucamy do kosza, co zmniejsza liczbę naczyń do mycia i koszt obsługi cateringu.
• Jaka jest odległość Państwa siedziby od obiektu wynajmującego sale? - Jest to istotna kwestia w przypadku, gdy katering będzie obsługiwany przez firmę zewnętrzną. Trzeba jednak pamiętać o tym, by wcześniej uzgodnić z właścicielem obiektu, gdyż często stosowaną praktyką jest brak zezwolenia na obsługę przez osoby trzecie z powodu posiadania własnego zaopatrzenia gastronomicznego.