Zapytanie ofertowe 29/OWIES/2018 na: zapewnienie usługi noclegowej, usługi cateringowej i sali szkoleniowej dla uczestników szkoleń na terenie powiatu ostródzkiego

Do 25-06-2018

ELBLĄSKIE STOWARZYSZENIE WSPIERANIA INICJATYW POZARZĄDOWYCH

Województwo: warmińsko-mazurskie Powiat: ostródzki‍

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest

- zapewnienie usługi noclegowej,

- zapewnienie usługi cateringowej,

- wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem

podczas cyklu edukacyjnego realizowanego od sierpnia do listopada 2018 r. dla grupy 12-18 osób. Przewiduje się zorganizowanie 5 dwudniowych szkoleń w następujących terminach:

Szkolenie 1 - 25-26.08.2018

Szkolenie 2 - 08-09.09.2018

Szkolenie 3 - 22-23.09.2018

Szkolenie 4 - 05-06.10.2018

Szkolenie 5 - 19-20.10.2018

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest

- zapewnienie usługi noclegowej,

- zapewnienie usługi cateringowej,

- wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem

podczas cyklu edukacyjnego realizowanego od sierpnia do listopada 2018 r. dla grupy 12-18 osób. Przewiduje się zorganizowanie 5 dwudniowych szkoleń w następujących terminach:

Szkolenie 1 - 25-26.08.2018

Szkolenie 2 - 08-09.09.2018

Szkolenie 3 - 22-23.09.2018

Szkolenie 4 - 05-06.10.2018

Szkolenie 5 - 19-20.10.2018

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Opis usługi noclegowej:

– usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie powiatu ostródzkiego

– obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną (w miejscowości, w której znajduje się obiekt musi być przystanek komunikacji publicznej, który posiada połączenia z Ostródą, Iławą, Elblągiem, Braniewem umożliwiające dojazd na godz. 9 rano i powrót ok. godz. 16),

– obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla 18 osób,

– obiekt musi dysponować pokojami 1 i 2 osobowymi (każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka),

– nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,

– pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 9, i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15,

– obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych,

– przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking dla uczestników na minimum 15 samochodów osobowych,

– w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp.

Opis usługi cateringowej:

– śniadanie w formie stołu szwedzkiego, dla max. 18 osób, z min. 1 daniem na ciepło (w tym dostosowane do diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in.);

– obiady w formie stołu szwedzkiego, dla max. 18 osób, zupa, 2 rodzaje dań głównych – mięsne i bezmięsne (dieta wegetariańska, wegańska, bezglutenowa i in.), min. 4 dodatki np. surówki, warzywa, ryż, ziemniaki, kasza, napoje;

– dwie przerwy kawowe ciągłe (uzupełnianie stołu pomiędzy przerwami) dla max.18 osób składające się z: kawy, herbaty, ciastek, mleka, cukru, cytryny, wody niegazowej i gazowanej, soków, napojów gazowanych, owoców;

– kolacja w formie stołu szwedzkiego, dla max. 18 osób, z min. 1 daniem na ciepło (w tym dostosowane do diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in.).

Opis wynajmu sal:

- Wykonawca zapewni dostępną przez cały czas trwania pobytu uczestników salę szkoleniową dla 18 osób z możliwością indywidualnej aranżacji,

- sala szkoleniowa udostępniona będzie bezpłatnie,

- sala szkoleniowa musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,

- sala szkoleniowa musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,

- sale będą wyposażone w: krzesła, stoły mobilne, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne i boczne, klimatyzację,

- Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz. 9, i w ostatnim dniu pobytu do godziny 16.

Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na:

proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług. Jednocześnie Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną każdorazowo liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników zgłaszana będzie z 3 dniowym wyprzedzeniem. Zasada proporcjonalności dotyczyć będzie kosztów noclegu oraz wyżywienia.

Ofertę należy złożyć w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną [e-mail s.procyk@eswip.pl], faksem [fax nr 55 236 27 16], osobiście lub pocztą tradycyjną na adres: Stowarzyszenie ESWIP, ul. Związku Jaszczurczego 17, 82-300 Elbląg (biuro projektu otwarte w godzinach 8:00 – 16:00) w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 25.06.2018 r. do godz. 23:59.